100% fast stilling som konsulent/saksbehandler ved resepsjonen og postmottaket
Rogaland fylkeskommune
- Frist 01.09.2024
- Ansettelsesform Fast
100% fast stilling som konsulent/saksbehandler ved resepsjonen og postmottaket
Vi har en ledig 100% stilling ved faggruppe informasjonsforvaltning. Stillingen vil være todelt, der 2/3 av tiden vil bli brukt ved Rogaland fylkeskommune sin resepsjon og 1/3 av tiden vil bli brukt ved arkivdanning.
Sentralbordet i Rogaland fylkeskommune er et naturlig kontaktpunkt for besøkende og leverandører som er plassert sentralt i Stavanger sentrum. Sentralbordet og publikumshenvendelser i skranken er betjent fra mandag til fredag kl. 08.00 - 15.30. Helligdager har vi stengt. Sentralbordet er organisert som en del av faggruppe informasjonsforvaltning med til sammen tolv ansatte under tjenesteområdet organisasjon.
Ved arkivdanningen vil du jobbe med daglig drift av postføring som skal til sak-/arkivløsningen Elements. Dette er post som kommer både på papir og digitalt. I tillegg vil du være support for saksbehandlere som trenger bistand i systemet.
Vi har vært gjennom en omstillingsprosess og som ansatt i faggruppen vil du være med på arbeidet i å omforme primært resepsjonen, arbeidsoppgavene og arbeidsmetodene til å tilby bedre tjenester til innbyggere og ansatte i organisasjonen. Du vil være en del av en hektisk arbeidshverdag i en organisasjon med gode utviklingsmuligheter
Arbeidsoppgaver
Driftsoppgaver i resepsjonen
- Yte service ovenfor besøkende, leverandører og ansatte
- Betjene sentralbord for Rogaland fylkeskommune
- Dagilge driftsoppgaver ifbm møterom o.l.
- Betjene resepsjonen i sentraladministrasjonen
- Veilede besøkende og ansatte
- Gi tilganger til HjemJobbHjem
- Tilgangsstyring i Altinn
- Kurs og konferansebestilling
Driftsoppgaver ved postmottak
- registrere, skanne og journalføre post
- registrere og journalføre elektronisk post mottatt via e-post, Svarinn og Altinn
- kvalitetssikre saksbehandling i vårt sak-/arkivsystem
- betjene henvendelser fra saksbehandlere og innbyggere
- deltaking i utviklingsarbeid der det er behov.
Kvalifikasjoner
- Relevant fagbrev eller solid erfaring fra tidligere arbeid for konsulentstilling. For saksbehandler kreves relevant høgskole/universitetsutdanning, minimum 3 år.
- IKT-faglig innsikt
- Håndtere en hektisk og arbeidssituasjon med mange henvendelser samtidig
- God norsk fremstillingsevne, både muntlig og skriftlig.
Det er en fordel om du har kjennskap til/erfaring med:
- Erfaring med digital dokumenthåndtering og arkivarbeid
- Har kjennskap til Rogaland fylkeskommune som organisasjon
Personlige egenskaper
- Vi søker deg som har god kommunikasjonsevne, er serviceinnstilt, har god orden, er selvstendig og fleksibel.
- Vi legger vekt på evne til samarbeid, struktur og serviceinnstilling.
- Du bør være utadvendt, positiv og glad i kontakt med mennesker.
- Trives i en hektisk hverdag.
- Du lærer fort og klarer å holde oversikt over en stor og kompleks organisasjon.
Vi tilbyr
- Utfordrende og spennende oppgaver i et utviklende fellesskap
- Høyt utdannede og trivelige kollegaer i et tverrfaglig arbeidsmiljø
- Gode faglige utviklingsmuligheter
- Kontor sentralt plassert i Stavanger sentrum
- HjemJobbHjem
- Offentlig tjenestepensjon og forsikringsordninger
- Et bedriftsidrettslag med et bredt aktivitetstilbud
Aktuelle kandidater vil bli invitert til intervju i slutten av uke 36
Vi gjør oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli
offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom ønsket reservasjon ikke blir tatt hensyn til, vil søkeren bli varslet om dette før offentlig søkerliste blir laget.
Om arbeidsgiveren
- Sektor: Offentlig
- Sted: Haakon VIIs gate 9, 4005 Stavanger
- Bransje: Arkiv og bibliotek, Offentlig administrasjon
- Stillingsfunksjon: Arkivar og bibliotekar, Kontor og administrasjon / Resepsjon, Kontor og administrasjon / Sentralbord
- Arbeidsspråk: Norsk
Nøkkelord
resepsjon, sentralbord, arkiv, postmottak
- FINN-kode 365429428
- Sist endret