Vi søker en vikar for administrasjonssekretær i 100% stilling fram til 31. mai 2025

Institutt for Psykoterapi er en medlems- og utdanningsinstitusjon som videreutdanner leger og psykologer i psykoanalytisk psykoterapi.

Vi søker en strukturert og fleksibel administrasjonssekretær til en sentral og spennende stilling med tiltredelse snarest.

Administrasjonssekretæren er instituttets kontaktflate utad, med ansvar for telefontjeneste, e-post, hjemmesiden og sosiale medier.

Administrasjonssekretæren arbeider i nær kontakt med instituttets daglige ledelse, som består av undervisningsleder i 40% stilling, administrativ leder i 30% stilling og administrasjonssekretær/økonomi i 20 %. 

En viktig oppgave er samarbeid med instituttets styre og ulike utvalg i organisasjonen. Styret og utvalgene utfører sitt arbeid i stor grad på frivillig basis.

Administrasjonssekretæren samarbeider også med de administrativt ansatte hos andre institutter på huset.

Oppfølging av kandidater og lærerstaben er en sentral oppgave.

Stillingen krever stor grad av kommunikasjons- og gjennomføringsevne.

Arbeidstiden er hovedsakelig dagtid, men det må regnes med noe kveldsarbeid i forbindelse med møter og arrangementer.

Arbeidsoppgavene er bl.a.:

• Planlegge og koordinere møter og kursvirksomhet, inkl. drift av audiovisuelt utstyr
• Resepsjons- og telefontjeneste
• Oppfølging av post og arkiv
• Korrespondanse på norsk og engelsk
• Referat fra møter
• Daglig drift/oppdatering av hjemmesiden
• Innkjøp, bestilling og booking
• Regnskap og budsjettarbeid

Kvalifikasjoner

• Det forutsettes påbegynt bachelor-grad fra høyskole/universitet eller tilsvarende
• Erfaring med enklere saksbehandling og organisasjonsarbeid
• Nøyaktighet, orden og gode evner til å organisere og delegere oppgaver
• Kjennskap til økonomi og budsjettarbeid
• Gode muntlige og skriftlige språkkunnskaper på norsk og engelsk
• IT-kompetanse; å kunne redigere tekster på vår webside og i sosiale medier

Personlige egenskaper

• Løsningsorientert og imøtekommende
• Du må kunne arbeide selvstendig, strukturert og kunne ta egne avgjørelser
• Gode evner til kommunikasjon og samarbeid
• Fleksibel

Vi tilbyr

• Varierte og interessante arbeidsoppgaver
• Lønn og pensjonsforhold etter avtale

Informasjon om stillingen kan en få ved henvendelse til:

Undervisningsleder Ole Johan Finnøy (905 14 931) eller administrasjonssekretær Annica Opheim (22 58 17 70).

Skriftlig søknad med bekreftede attestkopier og referanser sendes:

INSTITUTT FOR PSYKOTERAPI

Gjerdrums vei 19

0484 Oslo