Vi søker dyktig dokumentforvalter. Er det deg?

For en av våre statlige kunder søker vi en dyktig arkivar/dokumentforvalter til ett 6 måneders vikariat, med snarlig oppstart. Det er store muligheter for at dette kan bli fast på sikt.

Vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner for dokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden. Vi søker deg som vil være med på å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.

Elements blir benyttet som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.

Teamet du skal jobbe i består av 3 medarbeidere og rapporterer til Personalsjef.

Arbeidsoppgaver: 

•  daglig registrering av post fra alle kanaler
•  internkontroll,
•  gjenfinning av dokumenter 
•  kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
• bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring 
•  sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
• brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
•  Systemforvalteransvar herunder: 

administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder, vedlikeholde og opprette maler, arkivnøkkel, 

•  videreutvikling og vedlikehold av arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
• utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan
•  vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
•  testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
• faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
• dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lovverk

Kvalifikasjoner: 

•  Bachelor i arkivvitenskap eller annen arkivfaglig utdanning. Lang erfaring fra tilsvarende arbeid kan kompenseres for formell utdanning
•  Minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
•  Svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
•  Ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
•  Ønskelig med erfaring fra M365
•  God muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk 

Personlige egenskaper:

• Gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
• Evne til å ta initiativ
• Stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre

Syns du dette høres som noe for deg? Da ønsker vi en kortfattet søknad og din cv. Vennligst søk via linken på siden. Har du spørsmål, ta kontakt med Seniorkonsulent Berit Hegg i Bjørg Fjell Rekruttering