Fagansvarlig som arkivar / dokumentforvalter

Nasjonalbiblioteket søker etter fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter i fast stilling i avdeling Økonomi og personal.

En av våre medarbeidere går over i pensjonistenes rekker og vi søker en positiv og fleksibel person som er opptatt av digitalisering, brenner for
dokumentasjonsforvaltning og som ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.

Du som nyansatt skal være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet.

Vi benytter Elements som sak- og arkivsystem og Microsoft 365 som felles delingsplattform.

Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen 8 medarbeidere og 3 av disse har arkiv som arbeidsområdet. Stillingen rapporterer til Personalsjef.

Arbeidsoppgaver

• daglig registrering av post fra alle kanaler
• internkontroll
• gjenfinning av dokumenter
• kontroll og publisering av offentlig journal og behandle innsynsbegjæringer
• bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
• sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
• brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
• videreutvikling og vedlikehold av Nasjonalbibliotekets arkivplan, herunder prosedyre for saksbehandling i alle ledd
• ansvarlig for å utvikle og vedlikeholde bevarings- og kassasjonsplan og arkivnøkkel
• ansvarlig for å vedlikeholde integrasjoner mellom Elements og tredjepart
• ansvarlig for testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
• ansvarlig for å vedlikeholde og opprette maler
• faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
• dokumentasjonsforvaltning i henhold til gjeldende lover

Systemforvalteransvar herunder:

• administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder,

Kvalifikasjoner

• krav til bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
• minimum 3 års erfaring i bruk av Elements eller annet elektronisk arkivsystem
• erfaring med å utarbeide arkivplan, bevaring- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
• erfaring med å vedlikeholde og opprette maler
• erfaring med arbeidsoppgavene vi har listet opp
• svært god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
• ønskelig med erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god kjennskap til relevant lovverk, forskrifter, standarder og god praksis innenfor fagområdet
• ønskelig med erfaring fra M365
• meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk

Noe reisevirksomhet til Mo i Rana må påregnes.

Arbeidssted:
Oslo

Personlige egenskaper

• gode samarbeidsevner, men også evne til å arbeide selvstendig
• evne til å ta initiativ
• stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre
• faglig engasjert
• bidrar til et godt arbeidsmiljø

Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.

Vi tilbyr

Variert jobb med selvstendige oppgaver
Godt fagmiljø og gode kolleger
Fast stilling i stillingskode 1434 rådgiver. Stillingen lønnes fra ltr. 62 – 66 som fortiden utgjør kr. 604 900 – 646 000 pr år. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes
Fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
Sentral beliggenhet på Solli plass
Mulighet for trening i arbeidstiden
Medlemskap i Statens Pensjonskasse