Vi ser etter prosjektsekretær

Vi søker en entusiastisk og effektiv prosjektsekretær med stor interesse for å bistå våre prosjektledere i prosjektadministrasjon.

Effee er i en spennende vekstfase og vi har behov for flere dyktige medarbeidere. Du vil få mulighet til å utvikle deg i en dynamisk rolle i organisasjonen med utgangspunkt i din kompetanse og interesse.

I dagens marked ser vi et stort vekstpotensial, der krav til dokumentasjon vil øke både internt og mot våre kunder. Vi ser nå etter en ressurs i 50% stilling som kan frigjøre våre prosjektledere for administrasjonstid på bl.a. timeføring, kvalitetsstyring og dokumentkontroll.

Ønskede kvalifikasjoner

• Bakgrunn innen relevante felt som prosjektledelse, administrasjon, ingeniørfag eller økonomi. Evt. kan relevant erfaring fra støttefunksjoner i prosjekter sidestilles.
• Håndtering av og erfaring med prosjektstyringsverktøy er ønskelig, men ikke avgjørende.
• Generelt god IT-teknisk kunnskap.

Ønskede egenskaper

• Nøyaktig og systematisk.
• Forstår viktigheten av å levere til tidsfrister med høy kvalitet.
• Evner å løse utfordringer, gjerne ved å tenke litt utenfor boksen.
• Gode samarbeidsevner.
• Kommuniserer godt både muntlig og skriftlig på engelsk.

Aktuelle arbeidsoppgaver

• Dokumentkontroll; revisjons håndtering, kontroll på formater og dokument nummerering, rapportering til kunde, direktelinje til LCI-koordinator hos kunde. Verktøyer i bruk er bl.a. PIMS DC, MIPS, Procosys, STID.
• Lage og vedlikeholde maler for dokumenter (rapporter, tegninger osv.).
• Hente ut dokumentasjon fra kundens systemer.
• Intern dokumentkontroll, følge opp at dokumenter lagres på riktig sted.
• Håndtere innkommende og utgående korrespondanse relatert til prosjektdokumentasjon.
• Utføre kvalitetssikring av dokumentasjon for å sikre samsvar med bransjestandarder og kundekrav.
• Bistå i utarbeidelse av rapporter og annen prosjektrelatert dokumentasjon.
• Støtte prosjektledere og ingeniører med dokumentrelaterte oppgaver.
• Timeføring i og opplasting av dokumentasjon i SAP og tilsvarende.
• Søke inn kjemikalier i kunders systemer der det er relevant.
• Fakturakontroll i prosjekter i samarbeid med Business Controller.
• Støtte koordinering av personell.
• Registrere avvik i vårt kvalitetssystem ABMS, samt kundes systemer ved behov.
• Office admin-oppgaver på lokasjon.

Effee kjennetegnes av at det er en engasjert og ydmyk gjeng som setter kunden i fokus- og vi er naturligvis stolte av teknologien vår. Vi byr på et inkluderende og hyggelig arbeidsmiljø og gode utviklingsmuligheter på kort og lang sikt.

Vi er opptatt av mangfold og inkludering og oppfordrer alle kandidater til å søke. Søknader behandles fortløpende. Vi ser frem til å høre fra deg.

Vi tilbyr:

• Unike og spennende utfordringer i et av Norges fremste teknologiske miljøer.
• Mulighet for videreutdanning/kursing.
• Store muligheter for personlig utvikling.
• Godt arbeidsmiljø, med stor frihet til å styre din egen hverdag.
• Konkurransedyktige betingelser.

Hvis du brenner for problemløsning og trives i ett dynamisk miljø med til tider høyt tempo, vil vi gjerne høre fra deg!

Vi har en flat organisasjon med høy kompetanse, stor arbeidsglede, og vi jobber i et vennlig, utadvendt og positivt arbeidsmiljø.

Effee AS har etablerte kontorer i Ålesund, Oslo, Trondheim og Tjeldbergodden, med hovedkontor og et avansert verksted i Ålesund. Du finner mer informasjon om selskapet vårt på effee.no. Denne stillingen knyttes enten til vårt hovedkontor i Ålesund eller avdeling i Trondheim. Der flytter vi inn i nye lokaler på Heimdal i desember 2024.

For å søke, vennligst send inn CV, søknadsbrev og eventuelle relevante vedlegg sammen med søknaden din. Alle søknader behandles konfidensielt.