Vil du være med å videreutvikle våre interne tjenester?

Vi søker en engasjert og strukturert rådgiver til avdelingen for interne tjenester. I denne stillingen vil du få en nøkkelrolle i å utvikle effektive administrative løsninger og yte profesjonell støtte til organisasjonen. Du motiveres av å skape gode arbeidsprosesser, formidle informasjon på en tydelig måte og bidra til å forenkle hverdagen for ansatte og deltakere. 

En sentral del av stillingen vil være kursadministrasjon, dette innebærer å utforme og tilpasse påmeldingsskjemaer, publisere kurs, følge opp deltakere og håndtere daglige henvendelser. Du vil samarbeide tett med kursansvarlige for å sikre at rutiner og prosesser er effektive og enkle å følge. I tillegg vil du ha ansvar for å sikre gode løsninger for overnatting og transport for kursdeltakere i Oslo, Bergen, Trondheim og Tromsø. Dette innebærer blant annet å følge opp og overholde gjeldende avtaler ved forhåndsbooking, samt koordinere transport mellom overnattingssted og kurssted. 

Driftsoppgaver er en viktig del av rollen, der du blant annet vil administrere besøkssystemet og sikre riktig håndtering av adgangskort. Du vil også ha ansvar for informasjonsarbeid på tvers av organisasjonen, med fokus på å gjøre rutiner og tjenester fra avdelingen lett tilgjengelige gjennom intranettet og andre kommunikasjonskanaler.  

Forbedringsarbeid vil være en viktig del av hverdagen din. Du skal identifisere og gjennomføre tiltak som utvikler og effektiviserer avdelingens tjenester, rutiner og arbeidsprosesser innen ditt ansvarsområde. I tillegg vil du håndtere henvendelser innen ditt ansvarsområde, støtte i saksbehandlingssystemet vårt, samt håndtere generelle forespørsler til avdelingen. 

Andre oppgaver knyttet til den daglige driften av Statpeds lokasjoner kan også bli aktuelle. Denne rollen gir deg en spennende mulighet til å bidra til å utvikle våre interne tjenester og støtte organisasjonen i å nå sine mål.  

Arbeidsoppgaver 

• Kursadministrasjon 
• Ivareta driftsoppgaver knyttet til besøkssystem og adgangskontroll 
• Sikre god kommunikasjon ut i organisasjonen om fagområdet og rutiner i avdelingen 
• Forbedringsarbeid knyttet til rutiner og arbeidsprosesser 
• Behandle fakturaer innen fagområdet 
• Saksbehandle i vårt saksbehandlingssystem, både knyttet til dine fagområder og generelle henvendelser til avdelingen  
• Delta i avdelingens øvrige oppgaver 

Kvalifikasjoner 

Må-krav: 

• Bachelorgrad eller høyere innen administrasjon og ledelse, økonomi og administrasjon eller andre relevante fagområder. Lang og relevant arbeidserfaring kan i særskilte tilfeller kompensere for krav om bachelorgrad 
• Minimum 2 års relevant arbeidserfaring 
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk 

Bør-krav:  

• Erfaring med kursadministrasjon 
• Erfaring med saksbehandling 
• Erfaring med informasjonsarbeid 
• Erfaring med attestasjon av fakturaer 
• Erfaring med besøkssystem og/eller adgangskontroll 

Personlige egenskaper 

Til denne stillingen ser vi etter deg som har en strukturert arbeidsform, sterk gjennomføringsevne, og kan finne løsninger på små og store problemer med en serviceinnstilt holdning. Du har en analytisk og utviklingsorientert tankegang som gjør at du både ser og tar tak i forbedringsmulighetene som dukker opp. Du må evne å jobbe selvstendig, samtidig som du samarbeider godt med andre og bygger relasjoner med de rundt deg. I tillegg er det viktig for oss at du er bevisst din egen rolle og ditt ansvar i avdelingen, og at du er svært kvalitetsbevisst hva angår arkivering og dokumentasjon.  

Vi tilbyr 

• Et stimulerende og godt arbeidsmiljø med høy faglig kompetanse 
• Gode faglige utviklingsmuligheter 
• Fleksibel arbeidstidsordning 
• Du vil bli medlem i Statens pensjonskasse, som gir deg mange goder, les mer på spk.no/medlemskap-i-spk 
• Innplassering i stillingskode 1434 Rådgiver, med brutto årslønn kr 600 000 – 670 000, vurdert etter kvalifikasjoner 

Andre opplysninger 

• Du må laste opp CV, vitnemål og eventuelt attester med relevans for stillingen i vår rekrutteringsløsning, uten dette kan vi ikke behandle søknaden din   
• Stillingsbrøk: 100 % 
• Ansettelsestype: Fast 
• Tiltredelse: Så snart som mulig 
• Antall stillinger: 1 
• Arbeidssted: Gamle Hovsetervei 3, 0768 Oslo 

Statped mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være tekniske hjelpemidler, tilpasning av møbler eller endring av rutiner, arbeidsoppgaver og arbeidstid.  

Om du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette opplyses om og begrunnes i søknaden. Opplysninger kan bli offentliggjort selv om du har bedt om ikke å bli oppført på søkerlisten. Du varsles om reservasjon ikke tas til følge, jf. Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentleg verksemd (offentleglova), § 25.