Har du hjerte for god dokumentforvaltning og er du opptatt av digitalisering og forbedring?

Vi søker fagansvarlig arkiv som kan være en pådriver for å effektivisere og videreutvikle etatens arkivtjeneste!

Barne- og familieetaten søker en faglig dyktig og motivert medarbeider til videreutvikling og daglig drift av arkivtjenesten. Du må stå støtt i en kompleks fagetat som daglig mottar og produserer store mengder dokumenter, og jobbe målrettet for å skape og holde orden.

Vi har elektronisk arkiv samt eldre papirarkiv, og har nylig innført Acos WebSak som sak- og arkivsystem. Vi benytter også Public 360 som arkivsystem opp mot fagstystem for barnevern. Som fagansvarlig vil du ha særlig ansvar for å utvikle gode interne rutiner slik at etaten har gode løsninger for dokumentasjon og arkivtjenestene for fremtiden. Den som ansettes vil delta aktivt i den daglige tjenesten, utføre kvalitetskontroll, samt bidra til at etatens arkivtjeneste er i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

Arkivet yter service og gir veiledning/opplæring til ansatte i etaten. Du må være opptatt av utvikling innen fagområdet, kunne gi opplæring og ha et ønske om digitalisering og forenkling av arbeidsprosesser. Vi søker etter deg som trives med en variert hverdag, som tar initiativ og setter deg raskt inn i nye arbeidsoppgaver.

Arkivet er en liten, men effektiv enhet som er organisatorisk plassert i seksjon for administrativ bistand. Vi holder til i nye moderne lokaler på C. J. Hambros plass i Oslo sentrum. Fagansvarlig har ikke personalansvar og stillingen rapporterer til seksjonssjef.

Intervjuer vil bli gjennomført fortløpende og senest innen utgangen av uke 51.
Vi ber om at vitnemål og arbeidsbekreftelser lastes opp elektronisk sammen med søknaden i WebCruiter.

Arbeidsoppgaver

• Daglig drift av arkivet, herunder også klientarkiv og fjernarkiv
• Gi arkivfaglig veiledning og rådgivning
• Særlig ansvar for å utvikle interne rutiner
• Særlig ansvar for å utarbeide og ajourholde sentrale arkivdokumenter, eksempelvis arkivplan og veiledninger
• Kvalitetssikring og journalføring av inngående og utgående dokumenter
• Kvalitetssikring og publisering av offentlig journal
• Systemadministrator for saks- og arkivsystemet, gi tilganger/autorisasjoner og legge inn maler
  
• Ansvarlig for brukerstøtte og annen opplæring av brukere av sak/arkivsystemet
  

Kvalifikasjoner

• Relevant høyere utdanning innen eksempelvis arkiv, bibliotek- eller informasjonsfag på høgskole-/universitetsnivå
• Erfaring fra arbeid med fullelektronisk arkiv og digital saksbehandling i offentlig virksomhet, fortrinnsvis Acos WebSak
• God kjennskap til arkivrelatert lovverk, herunder Arkivloven med forskrifter, Offentleglova og Personopplysningsloven
• God kjennskap til digitale verktøy generelt, og NOARK-systemer spesielt
• God skriftlig og muntlig fremstillingsevne

Personlige egenskaper

Vi søker en person med utpreget serviceinnstilling og initiativ. Du er løsnings- og utviklingsorientert og ser helheten i arkivets funksjon i en organisasjon. Du er en selvstendig person med handlingskraft som liker å ta ansvar. Du sluttfører oppgaver, både alene og sammen med andre. Vi søker deg som er effektiv og arbeider nøyaktig og strukturert. Du må kunne kommunisere tydelig og ha gode samarbeidsevner, samt være fleksibel angående arbeidsoppgaver.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• En spennende, meningsfull og hyggelig arbeidshverdag i en etat med et viktig samfunnsoppdrag
• Et godt arbeidsmiljø i nye moderne lokaler på C. J. Hambros plass, med tilgang til felles kantine
• Å være med å bygge opp arkivet som en viktig og sentral funksjon i etaten
• Fleksitidsordning
• Inntil 1 times fysisk aktivitet i arbeidstiden per uke
  
• Lønnstrinn 48-55 i Oslo kommunes lønnsregulativ (p.t. kr. 753 700,- 861 800) etter kvalifikasjoner. I særskilte tilfeller kan høyere lønn vurderes.
• Gode forsikrings- og låneordninger i Oslo Pensjonsforsikring
• Som ansatt i Oslo kommune betaler arbeidsgiver i tillegg hele pensjonspremien din etter nettolønnsordningen, dvs. at det ikke trekkes 2 % av din lønn til pensjonsinnskudd