Lederstøtte Beskyttelse

Er du en strukturert person som trives med varierte arbeidsoppgaver? Vil du bruke kompetansen din på et viktig samfunnsoppdrag og bidra til utvikling av et spennende fagområde? Vi søker nå lederstøtte til ledergruppen i Beskyttelse, Utlendingsdirektoratet (UDI). Hovedoppgaven til Beskyttelse er å regulere innvandring til Norge på asylfeltet. UDI er en beredskapsorganisasjon, og en god lederstøtte er sentral i en hektisk hverdag. Stillingen som lederstøtte er selvstendig, samtidig som du samarbeider tett med og er kontaktledd mellom ledelsen, ledergruppen, medarbeidere og andre områder i UDI. Dette krever en god rolleforståelse og evne til å håndtere detaljer samtidig som du evner å ha et helhetlig og strategisk perspektiv.

Stillingen er sentral for å «smøre maskineriet» i Beskyttelse, som for tiden består av ca. 250 medarbeidere, fordelt på 12 personalteam, hvor ett team er stasjonert på ankomstsenteret i Råde og ett team i Trondheim. De øvrige teamene og resten av ledergruppen sitter i Oslo. Det er en stor fordel å ha forståelse for styringslinjene opp mot departementet, for hvordan et direktorat fungerer, og kjenne til offentlig forvaltning.

UDI er inne i en spennende fase der vi har fått ekstra bevilgning til å utvikle nye systemer og påfølgende tjenester for å skape mer helhetlig tjenester for brukerne våre, på tvers av utlendingsforvaltningen. Dette innebærer nye måter å jobbe, styre og lede på, og det pågår mye utvikling på tvers av organisasjonen og etatene. Du som blir ansatt i denne stillingen vil være med å jobbe i en organisasjon i endring, der vi trenger gode systemer og koordinering i tråd med smidig metodikk og effektiv flyt. Stillingen innebærer en variasjon av mindre og større oppgaver, fra bestilling av beverting til planlegging av ledermøtesaker og aktiviteter for ledergruppen. Stillingen rapporterer til Direktør for Beskyttelse.

Arbeidsoppgaver

• Koordinering og planlegging av ledermøter, samt andre møtearenaer og større arrangementer/samlinger
  
• Administrative arbeidsoppgaver som eksempelvis fordeling av innkomne saker, oppfølging av frister, håndtering av e-post, møtekalender koordinering av besøk og varemottak
  
• Bidra inn i utvikling av Beskyttelse og særlig samhandlingen i ledergruppen, samt være en pådriver for effektivisering og forbedringsarbeid
  
• Gjennomføre internkommunikasjonsaktiviteter i samarbeid meg kommunikasjonsavdelingen, gjennom digitale arbeidsflater som Sharepoint, Teams og Planner
  
• Enklere økonomioppfølgingsoppgaver som attestasjon og kontering av fakturaer og bestillinger gjennom systemetUnit4
  
• Mulig praktisk bistand ved rekrutteringer
  
• Andre arbeidsoppgaver kan også tillegges stillingen

Kvalifikasjoner

• har høyere utdanning, for eksempel innen administrasjon, kommunikasjon, økonomi, samfunnsvitenskap eller juss, men relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
  
• har god digital kompetanse på MS Office-systemene,
  
• erfaring fra administrativt arbeid og/eller saksbehandling, prosesstyring eller koordinering
  
• har god organisasjons- og rolleforståelse
  
• har svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk
  
  

Det er ønskelig at du har

• erfaring med forbedring og effektivisering
  
• erfaring fra arbeid med internkommunikasjon
  
• erfaring med systemer som Public 360 og Unit4

Personlige egenskaper

• identifiserer deg med UDIs verdier: Menneskeverd, profesjonalitet og helhet
  
• har høy arbeidskapasitet og trives med en variert arbeidshverdag
  
• er selvgående, serviceinnstilt, tar initiativ og har gjennomføringsevne
  
• er god på å få tak i essensen, diskusjoner og evner å videreformidle dette på en god måte
  
• er tillitsskapende og har svært gode samarbeidsegenskaper
  
• er nysgjerrig på nye verktøy og ser muligheter i digitale løsninger
  
• trives med en miks av både rutinemessige og mer selvstendige oppgaver
  

Vi legger stor vekt på personlig egnethet

Vi tilbyr

• En stilling der du vil lære hele UDI å kjenne. En virksomhet med et av Norges viktigste samfunnsoppdrag, som er preget av høy faglig kompetanse, stort engasjement og dyktige medarbeidere
  
• Stillingen lønnes som rådgiver/seniorrådgiver (1434/1364) i lønnsspennet kr. 600 000- 750 000 brutto pr. år, avhengig av kvalifikasjoner. For spesielt kvalifiserte kandidater kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens pensjonskasse.
  
• Gode ordninger for pensjon, lån og forsikring
  
• Vi holder til i nybygde lokaler på Valle med svært god kantine, trimrom og mulighet for trening i arbeidstiden
  

Du er velkommen!

UDI er opptatt av mangfold, og vi oppfordrer derfor alle kvalifiserte til å søke hos oss, uansett alder, kjønn, funksjonshemming, «hull i CV», nasjonal eller etnisk bakgrunn. Vi tilpasser arbeidsplassen om du har behov for det.

Attester/vitnemål må legges inn i portalen sammen med søknaden. Det er viktig at du laster opp dokumentasjon på utdanning, slik at kan vurdere om du er kvalifisert. Vi ber deg om å laste opp dokumentasjonen via vitnemålsportalen i søknadsprosessen i Webcruiter. Ved utdanning fra utlandet må du legge ved godkjenning fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (tidl. NOKUT).

I samsvar med offentleglova kan en søker bli offentliggjort selv om han/hun har bedt om ikke å bli oppført på søkerlisten. Vedkommende vil i så fall bli varslet.