Kontoransvarlig, fast deltidsstilling

Fast deltidsstilling, 50 %

Søknadsfrist: 24. mars, 2025

Engelsk info/English info: https://kunsthalltrondheim.no/en/kontoransvarlig-fast-deltidsstilling

Brenner du for å berike Trondheims kulturliv? Kunsthall Trondheim søker en organisert og entusiastisk kontoransvarlig til å støtte vår dynamiske samtidskunstinstitusjon. Ved å bistå i ledelsen av vår daglige drift, vil du spille en viktig rolle i å bringe kunst og kultur til vårt samfunn.

Som en viktig arena for kultur i vår by skaper Kunsthall Trondheim meningsfulle forbindelser mellom samtidskunst og hverdagsliv. Vi søker noen med sterke administrative ferdigheter og en lidenskap for å få ting til å skje. Din koordinering og organisatoriske ekspertise bak kulissene vil bidra til å sikre at våre utstillinger, arrangementer og programmer går jevnt og effektivt for å bringe glede til byen vår.

Rolleoversikt: Kontoransvarlig spiller en viktig rolle i å sikre en sømløs drift av våre lokaler for samtidskunst. I tett samarbeid med direktøren og kuratorteamet vil du ha ansvar for viktige administrative funksjoner samtidig som at du opprettholder Kunsthall Trondheims høye standarder.

Ansvarsområder:

Primært

Økonomisk & administrativ ledelse

• Overvåke økonomisk rapportering og tilskuddsadministrasjon i koordinering med direktør, prosjektledere og regnskapsfører

• Administrere rapportering av Kunsthall Trondheims lille butikk

• Koordinere regnskapsprosesser med leverandører, regnskapsfører og kunstnere

Personal- & HR-ledelse

• Koordinere HR-funksjoner, inkludert lønn, personalgoder og innplassering av nye ansatte

• Planlegge og veilede resepsjonspersonalet, og sikre utmerket kundeservice

• Administrere kontorplanlegging, ferie og sykefravær

• Fremme et samarbeidsorientert arbeidsmiljø som oppmuntrer til faglig utvikling, i dialog med direktør

Sekundært

Drifts- & fasilitetsledelse

• Administrere drift av fasiliteter, vedlikehold og leverandørforhold, i dialog med programansvarlig

• Koordinere med med byggets driftteam og Kunsthall Trondheims produksjonsansvarlig for romoppsett, rengjøring og vedlikehold

• Administrere innkjøp og distribusjon av forsyninger for kontor og program, og opprettholde kostnadskontroll

Prosjektstøtte

• Støtte utstillingslogistikk og arrangementsplanlegging sammen med kuratorisk og formidlingsteam

• Ha oversikt over finansieringsfrister og rapporteringskrav med kuratorisk og formidlingsteam

• Vedlikeholde organisasjonens retningslinjer og prosedyrer

• Samarbeide med ansatte for å forutse og dekke programbehov med kuratorisk og formidlingsteam

Denne rollen støtter driften av vår kunstinstitusjon og sikrer effektive økonomiske, administrative, personalmessige funksjoner og logistikkstyring. Kontoransvarlig veileder et dedikert team i utførelsen av daglige oppgaver samtidig som de er i tråd med Kunsthall Trondheims målsetninger og visjon. Denne stillingen bidrar betydelig til vekst og suksess for våre programmer og utstillinger gjennom tett samarbeid med Kunsthall Trondheims øvrige team.

Nødvendige kvalifikasjoner:

• Gode språkkunnskaper i norsk og engelsk

• Solid økonomisk forståelse og regnskapskompetanse

Ønsket erfaring:

• 5+ års erfaring med administrativ ledelse, erfaring fra kunstorganisasjoner er foretrukket

• Bachelorgrad i bedriftsøkonomi, mastergrad er foretrukket

• Sterk økonomisk forståelse og regnskapsfaglige ferdigheter

• Erfaring med fasilitetsledelse og drift er foretrukket

• Utmerkede organisatoriske og kommunikative evner

• Kunnskap om administrasjon innen kultur

• Solid forståelse av ideelle organisasjoner eller kunstorganisasjoners strukturer

• Kompetanse i verktøy som Excel, Tripletex eller annen økonomisk programvare

• Engasjement for å skape rettferdig og inkluderende miljø i faglige og kulturelle sammenhenger og innenfor kontoret med teamet.

Arbeidstid og arbeidsforhold 18,75 timer per uke. Arbeidsstedet er Trondheim, 2,5 dager per uke. Noe hjemmekontor er akseptabelt, i dialog med direktør.

Som en institusjon som ønsker å støtte et mangfoldig publikum, anser Kunsthall Trondheim likhet og tilhørighet som grunnlag for institusjonell styrke. Som sådan ønsker vi velkommen og oppfordrer alle med talent og drivkraft til å søke.

Lønn: 50 % fast deltidsstilling, 240.000 NOK per år (100 % tilsvarende 480.000 kr)

Startdato: Våren 2025

Søknad med CV og et sammendrag av dine dokumenterte prestasjoner sendes til office@kunsthalltrondheim.no innen senest 24. mars, 2025.

Kandidatene vil bli innkalt til to intervjurunder. Første runde begynner i starten av april 2025.