Kontormedarbeider, fast deltidsstilling

Fast deltidsstilling, 50 %

Søknadsfrist: 24. mars, 2025

Engelsk info/English info: https://kunsthalltrondheim.no/en/kontormedarbeider-fast-deltidsstilling

Brenner du for å berike Trondheims kulturliv? Kunsthall Trondheim søker en organisert og entusiastisk kontormedarbeider til å støtte vår dynamiske samtidskunstinstitusjon. Ved å bistå i ledelsen av vår daglige drift, vil du spille en viktig rolle i å bringe kunst og kultur til vårt samfunn.

Som en viktig arena for kultur i vår by skaper Kunsthall Trondheim meningsfulle forbindelser mellom samtidskunst og hverdagsliv. Vi søker noen med sterke administrative ferdigheter og en lidenskap for å få ting til å skje. Din koordinering og organisatoriske ekspertise bak kulissene vil bidra til å sikre at våre utstillinger, arrangementer og programmer går jevnt og effektivt for å bringe glede til byen vår.

Rolleoversikt: Kontormedarbeideren spiller en viktig rolle i å sikre en sømløs drift av våre lokaler for samtidskunst. Vi er et lite team og i tett samarbeid med direktøren og kuratorteamet vil du ha ansvar for viktige administrative funksjoner samtidig som at du hjelper oss å opprettholde Kunsthall Trondheims høye standarder.

Ansvarsområder:

Økonomi & administrasjon

• Bistå direktør, prosjektledere og regnskapsfører i økonomisk rapportering og tilskuddsadministrasjon.

• Rapporteringsansvar for Kunsthall Trondheims lille butikk.

• Koordinere regnskapsprosesser med leverandører, regnskapsfører og kunstnere.

Personal & HR

• Lønnskjøring månedlig for teamet og bistå med on-boarding av nye ansatte.

• Planlegge og veilede resepsjonspersonalet, og sikre utmerket kundeservice.

• Administrere kontorplanlegging, timelister, ferie og sykefravær.

• Fremme et samarbeidsorientert arbeidsmiljø som oppmuntrer til faglig utvikling, i dialog med direktør.

Andre arbeidsoppgaver:

Drift & fasiliteter

• Administrere drift av fasiliteter, vedlikehold og leverandørforhold, i dialog med programansvarlig.

• Koordinere mellom byggets driftsledelse og Kunsthall Trondheims produksjonsansvarlige i romoppsett, rengjøring og vedlikehold.

• Innkjøp og kostnadskontroll, kontorrekvisita og programrelaterte behov.

Prosjektstøtte

• Bistå kurator- og formidlingsteam med utstillingslogistikk og arrangementsplanlegging.

• Ha oversikt over viktige frister og rapporteringskrav med kurator- og formidlingsteam.

• Samarbeide med ansatte for å forutse og dekke programbehov.

Som kontormedarbeider vil du støtte driften av vår kunstinstitusjon og sikre effektive økonomiske, administrative, personalmessige funksjoner og logistikkstyring. Du får muligheten til å bidra til betydelig vekst og suksess for våre programmer og utstillinger gjennom tett samarbeid med Kunsthall Trondheims øvrige team.

Nødvendige kvalifikasjoner:

• Gode språkkunnskaper i norsk og engelsk.

• Solid økonomisk forståelse og regnskapskompetanse.

Ønsket erfaring:

• 3+ års erfaring med kontoradministrasjon, erfaring fra kunstorganisasjoner er en fordel, men ikke et krav.

• Bachelorgrad i økonomi, eller tilsvarende.

• God økonomisk forståelse og regnskapsfaglige ferdigheter.

• Erfaring med ansvar for lokaler og drift er en fordel.

• Gode organisatoriske og kommunikative evner.

• Kunnskap om administrasjon innen kultur.

• Solid forståelse av ideelle organisasjoner eller kunstorganisasjoners strukturer.

• Kompetanse i verktøy som Excel, Tripletex eller annen økonomisk programvare.

• Engasjement for å skape rettferdig og inkluderende miljø i faglige og kulturelle sammenhenger og innenfor kontoret med teamet.

Selv om du ikke kjenner deg igjen i alle punkter, oppfordrer vi deg til å søke, dette er en ønskeliste, ikke en kravliste.

Arbeidstid er 18,75 timer per uke. Arbeidsstedet er Trondheim, 2,5 dager per uke. Noe hjemmekontor er akseptabelt, i dialog med direktøren.

Lønn: 50 % fast deltidsstilling, 240.000 NOK per år (100 % tilsvarende 480.000 kr)

Startdato: Våren 2025

Søknad med CV og et sammendrag av dine dokumenterte prestasjoner sendes til office@kunsthalltrondheim.no innen senest 24. mars, 2025.

Kandidatene vil bli innkalt til to intervjurunder. Første runde begynner i starten av april 2025.