Seniorkonsulent NTNU Konferanser

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

I Seksjon for læringsstøtte og digitale tjenester har vi et ledig vikariat som seniorkonsulent for en periode ut 2025 med ønske om oppstart så snart som mulig. Vikariatet er tilknyttet  NTNU Konferanser (http://www.ntnu.no/konferanser) som består av 9 engasjerte medarbeidere som årlig bistår 40 arrangementer. NTNU Konferanser samarbeider med NTNUs fagmiljøer og samarbeidspartnere med profesjonell gjennomføring av fysiske og hybride konferanser, og da spesielt vitenskapelige konferanser knyttet til NTNU. 

Vi søker deg som er strukturert og selvgående med stor gjennomføringsevne. Du er kvalitetsbevisst og med et iboende ønske om å skape gode konferanser av høy kvalitet for NTNU. Det er ønskelig med snarlig oppstart. 

Stillingens hovedområde er rådgivning, planlegging og gjennomføring av konferanser. Området er i stadig utvikling og en forutsetning for stillingen er nysgjerrighet og at du hele tiden søker de beste løsningene for dine arrangement. Som ansatt ved NTNU Konferanser må du like å ta regi og lede prosjekter fremover i samarbeid med oppdragsgiver. Arbeidsoppgavene vil variere ut ifra konferanseform.

Seksjonen er en av 5 seksjoner ved Avdeling for utdanning. Avdelingen er en nyetablert avdeling i NTNUs Fellesadministrasjon. Avdelingen understøtter NTNUs arbeid med utdanningskvalitet og strategisk utvikling av studieporteføljen, og sikrer gode studieadministrative og andre utdanningsrelaterte tjenester for fagmiljøer og studenter. Avdelingen har et overordnet ansvar for drift og forvaltning av fellestjenester og gjennomgående prosesser knyttet til utdanningsområdet. Den har også ansvar for utviklingsoppgaver knyttet til blant annet digitalisering, studieadministrative tjenester, kvalitetsprosesser, internasjonalt utdanningssamarbeid, eksterne relasjoner og eksternfinansiert prosjektutvikling på utdanningsområdet.

Din nærmeste leder er avdelingsleder ved NTNU Konferanser

Arbeidsoppgaver

• rådgivning, planlegging og avklaring av tjenesteleveranse for arrangementet i samarbeid med oppdragsgiver
• oppsett av påmeldingssider med betaling og deltakerhåndtering
• abstracts- og paperbehandling ved vitenskapelige konferanser
• avklare, reservere og følge opp konferansested og sosialt program
• være bindeledd mellom konferansen og tekniske leverandører
• administrere konferansens sekretariat og sørge for at alt fra registrering, logistikk og sosiale arrangement fungerer 
• bistå i å løse alle utfordringer som måtte oppstå underveis

Kvalifikasjonskrav

• utdanning på minimum bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet
• erfaring fra relevant prosjektarbeid og/eller arrangement 
• erfaring med å planlegge og lede fremdriften til flere prosjekter samtidig
• god digitale kompetanse og erfaring med ulike møteplattformer
• meget gode formidlingsevner på norsk skriftlig og muntlig og gode språkkunnskaper på engelsk, muntlig og skriftlig

Ønskede kvalifikasjoner 

• kjennskap til prosess ved innlevering av abstracts- og paper 
• erfaring med bestillinger i offentlig sektor
• kjennskap til NTNUs virksomhet

Personlige egenskaper 

•  du har gode relasjons-, kommunikasjons- og samarbeidsevner
• du er systematisk og strukturert 
• du er innovativ og løsningsorientert
• du er serviceinnstilt og fleksibel med god helhetsforståelse

Ved vurdering av den best kvalifiserte legges det vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr 

• spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• åpent og inkluderende arbeidsmiljø (https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Inkluderende+arbeidsliv)med engasjerte kolleger
• gunstige vilkår i Statens pensjonskasse (https://www.spk.no/)
• ansattegoder og fordeler (https://www.ntnu.no/stillinger/ansattgoder)

Lønn og vilkår 

I stillingen som seniorkonsulent kode 1363 vil du normalt lønnes fra brutto kr 560 000-580 000 pr. år avhengig av kvalifikasjoner. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2017-06-16-67), og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

• CV, attester og vitnemål
• din motivasjon for stillingen i søknadstekst

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her (https://www.ntnu.no/stillinger/dokumentasjon-av-utenlandsk-utdanning). Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir (https://hkdir.no/utdanning-fra-utlandet), er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-05-19-16/KAPITTEL_3#%C2%A725). Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Monica Amundsen tlf. 958 012 67, e-post monica.amundsen@ntnu.no.  Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med fungerende seksjonssjef Aina Nedal, e-post: ainan@ntnu.no 

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 05.02.2025