Fagkonsulent

Vi søker etter ny dokumentforvalter til Utdanningsetatens i Oslo

Osloskolen er i utvikling, elevtallet øker, og Utdanningsetaten må utvikle seg for å nå de høye ambisjonene vi har for hver enkelt elev. Vi skal støtte skolene i å gi alle elever et likeverdig tilbud, uavhengig av hvor de bor og går på skole. For å lykkes i dette viktige arbeidet er vi avhengige av gode støttefunksjoner.
Stillingen inngår i divisjon for Virksomhetsstyring, avdeling for Administrative tjenester, seksjon Dokumentsenter og består av syv hyggelige og kompetente medarbeidere.

Vi har behov for å styrke dokumentsenteret med en stilling og søker etter fagkonsulent med god arkivfaglig kompetanse, samt forståelse av god og sikker dokumentasjonshåndtering. Vi ser etter en initiativrik person som trives med oppgaver innen brukerstøtte, både ad-hoc og planlagt, samt å lære opp andre både via digitale plattformer og fysisk, i tillegg til daglige driftsoppgaver.
Du er en engasjert og kompetent medarbeider med solid bakgrunn innen arkivfaget med gode IKT –kunnskaper, og du har evnen til å bidra til videreutvikling på dette området. I tillegg er det viktig at du jobber godt både i team og selvstendig, og er opptatt av å yte service.

Arbeidsoppgaver

• Delta i seksjonens daglige driftsoppgaver.
• 1. linje brukerstøtte
• Rådgivning innen arkivfaglige spørsmål og innsynsbehandling.
• Kvalitetskontroll av journalopplysninger
• Kontroll og publisering av offentlig journal
• Gjennomføre opplæring og brukerstøtte, digitalt/fysisk i sak- og arkivsystemet WebSak+
• Utvikling og gjennomføring av kurs som bruk av WebSak+ på ulike nivåer og tema
• Delta i prosjekt- og utviklingsarbeid som innføring av nye moduler og effektivisering

Kvalifikasjoner

• Minimum bachelorgrad der dokument eller bibliotekvitenskap som en del av fagområdet
• Arkivfaglig erfaring fra offentlig sektor
• God kjennskap til gjeldende lovverk, forskrifter og standarder.
• Erfaring med brukerstøtte, opplæring og kursing innen sak og arkivsystemet WebSak+ eller lignende.
• Erfaring med kvalitetssikring av offentlig journal og veiledning innen innsynsbehandling.
• God IKT-kompetanse og interesse for digitale løsninger.
• God kjennskap til NOARK-baserte systemer (gjerne ACOS WebSak+)
• Gode norskkunnskaper, skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

• Du er fleksibel, har positiv fremtoning og er løsningsorientert
• Du er svært serviceinnstilt
• Du klarer å se sammenhengen mellom arkiv og andre prosesser i organisasjonen.
• Du har evne til å arbeide både selvstendig og i team, er strukturert og effektiv, også under tidspress.
• Du er faglig nysgjerrig og liker å holde deg oppdatert, samtidig som det er naturlig for deg å dele kunnskap med de rundt deg.
• Du har god evne til å formidle informasjon.
• Du har et øye for dine kollegaer og bidrar til et godt arbeidsmiljø.
• Personlig egnethet vil vektlegges.

Vi tilbyr

• Et godt faglig miljø hvor det legges til rette for faglig og personlig utvikling.
• Et godt arbeidsmiljø med engasjerte og dyktige kollegaer.
• Gode ordninger på pensjons-, forsikrings- og lånebetingelser gjennom Oslo pensjonsforsikring. Oslo kommune dekker hele pensjonsinnskuddet (du trekkes ikke 2%).
• Fleksibel arbeidstid, og mulighet for hjemmekontor og trening i arbeidstiden.
• Subsidiert kantine og spisepauser er inkludert i den normale arbeidstiden.