Kontormedarbeiderarbeider søkes- kontor i Oslo

Er du vår nye kollega?

Vi i Ski Elektro AS søker en strukturert og motivert kontormedarbeider som elsker tall, og som kan gjøre selv de mest rutinepregede oppgaver til en kunstform. 

Hvis du trives med å ha orden i papirene og synes det er tilfredsstillende med velorganiserte regneark, kan dette være stillingen for deg.

Arbeidsoppgaver:

1. Håndtere daglige kontorrutiner og administrasjonsoppgaver: bestilling av kontorrekvisita, fraværsregistrering, bistå i rekrutteringsprosessen, utlyse annonser, besvare e-post, ansvar for billparken (EU kontroll, bilservice, renovasjon)
2. Utføre administrative oppgaver knyttet til regnskap og økonomi: bokføring av inngående fakturaer og andre bilag som kvitteringer og ansatt utlegg, lønnskjøring, forberedelse av timelister, bankavstemming, leverandørreskontro, kundereskontro) 
3. Organisere og administrere dokumentasjon og arkivering
4. Kommuisere med våre kunder: Svare på kundehenvendelser via telefon, e-post og sosiale medier, håndtere kundeklager og finne løsninger for å opprettholde høye standarder for kundepleie
5. Bygge gode relasjoner med leverandører: sende bestillinger og bekrefte leveranser med leverandører, følg opp med leverandører for å sikre at leveranser ankommer i tide og i henhold til avtale
6. Bistå nye ansatte i omboarding: forberede arbeidsavtale, bestille HMS kort, registrere ansatte i systemmer, informere nye ansatte om våre rutiner, systemer og interne regler (inkl. HMS-rutiner), bestille arbeidsklær og verktøy, utføre introduksjonsmøte før første arbeidsdag, gi veiledning i første dagene
7. Samarbeid med våre elektrikere: registrering av ferie i kalender, bestilling av arbeidsklær og verktøy, ansvar på alle andre henvendelser sendt fra ansatte, organisering av firmafest, bestilling av presenager for ansatte, ansvar for bestilling av obligatoriske og frivillige kurs for ansatte, kontrollere gyldighet av FSE kurs og HMS kort
8. Samarbeid med prosjektledere (varebestillinger, deltakelse i administrasjonsmøter, støtte prosjektledere med prosjektstyring og organisering av prosjektarbeid, hjelp med utførelse av dokumentasjon)

Kvalifikasjoner:

• ca. 1-2 år relevant erfaring: kontor eller regnskap
• Gode språkkunnskaper: engelsk og norsk, både muntlig og skriftlig***
• Gode datakunnskaper: MS Office, Excel, Teams
• Erfaring med regnskapsprogrammer (Vi jobber med Tripletex i dag)
• Evne til å ta ansvar for sine forpliktelser og sørge for at de blir overholdt
• Stor dose av selvstendighet
• Nøyaktighet og god arbeidsstruktur
• Løsningsorientert
• Kommunikasjons- og kundeserviceferdigheter.
• Evne til å arbeide i team samt selvstendighet i utførelsen av arbeidsoppgaver.

Ikke et krav, men en stor fordel:

• Kjennskap til Tripletex
• Erfaring med/kjennskap til HMS-arbeid/ HMS-systemer
• Erfaring med rekrutering

***Vi har internasjonalt arbeidsmiljø og våre ansatte kommer fra forskjellige land. De fleste snakker enten norsk eller engelsk. En stor del av våre ansatte kommer fra Polen. Polsk er en fordel men ikke et absolutt krav.

Vi tilbyr:

• Grundig opplæring i alle fagområder
• Et ungt og internasjonalt arbeidsmiljø
• Gode muligheter for faglig utvikling
• Tilgang til moderne regnskaps- og administrasjonsløsninger
• Mulighet til å være del av administrasjonsteam og ta ansvar for utvikling av selskapet i vekst

***Vår kontor (arbeidssted for denne stillingen) er i Oslo (Eikenga 13).