Dokumentasjonsforvaltning, daglig arkivdrift

Om stillingen

Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) ved UiO har ansvar for å levere dokumentasjonsforvaltningstjenester til hele universitetet, inkludert forvaltning av papirarkivene. I tillegg har seksjonen ansvar for utredning og utvikling av policy, rutiner og tjenester innen fagområdet. Vi har et stort fagmiljø med 25 medarbeidere, inkludert seksjonssjef. 

Vi har nå behov for å styrke dokumentasjonsforvaltningen, og søker etter en kollega som er motivert for å hjelpe oss med daglig arkivdrift.

Du vil jobbe i team, og de viktigste arbeidsoppgavene vil være:

• Daglige driftsoppgaver, inkludert journalføring og kvalitetssikring. 
• Brukerstøtte og opplæring i sak- og arkivsystemet, som p.t. er Elements Cloud.
• Arkivfaglig rådgivning og bistand til brukere av arkivtjenesten.
• Utvikling og forbedring av arkiv- og dokumentasjonsprosesser.

Kvalifikasjoner 

Du må ha:

• Relevant utdanning fra universitet eller høgskole minimum tilsvarende bachelor, gjerne innen dokumentasjonsforvaltning /arkiv. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan erstatte utdanningskravet.
• God kjennskap til gjeldende lover og regler for fagområdet. 
• Gode digitale ferdigheter og erfaring med digitale dokumentasjonsløsninger og systemer.
• God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne.

Det er også ønskelig at du har:

• 1-2 års relevant erfaring med daglig arkivdrift.

Vi søker deg som:

• Er nøyaktig, strukturert og effektiv i utførelsen av arbeidsoppgaver.
• Er kvalitetsbevisst.
• Har gode samarbeidsevner og evne til å veksle mellom å arbeide selvstendig og samhandle med andre.
• Har en utpreget serviceinnstilling, er fleksibel og løsningsorientert.

Personlig egnethet vil bli tillagt vekt.

Hvorfor skal du velge oss?

• Du vil bli en del av et hyggelig arbeidsmiljø og få arbeidsoppgaver som gir mulighet for faglig og personlig utvikling.
• Du får kompetanseutvikling på områder som er relevante for stillingen.
• Du får lønn som førstekonsulent, stillingskode 1408. Denne fastsettes etter en individuell vurdering innenfor et lønnsspenn mellom kr. 560.000-630.000 avhengig kompetanse og ansiennitet.
• Vi har fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger, herunder mulighet for trening i arbeidstiden.
• God pensjonsordning i Statens pensjonskasse. 

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen. (http://arbeidsgiver.difi.no/lonn-goder-og-reise)

Inkluderende arbeidsliv og mangfold ved UiO

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og å rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Vi håper at du søker på stillingen hos oss. 

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• Søknadsbrev.
• CV.
• Vitnemål og attester.
• Kontaktinformasjon til 2-3 referanser (navn, tilknytning til søker, e-postadresse, telefonnummer).

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge (klikk “Søk stillingen").

Når du søker på stillingen ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no (https://www.vitnemalsportalen.no). Dersom utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg om å laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. All dokumentasjon må være på et skandinavisk språk eller engelsk.

Generell informasjon

Aktuelle søkere vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort iht. Offentleglova (https://lovdata.no/dokument/LTI/lov/2006-05-19-16) § 25 andre ledd. Når du søker på jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt fra denne listen, du må da begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring. Vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt.