Psykologkontor søker trygg, omsorgsfull og strukturert kontormedarbeider

IPR Oslo søker trygg, omsorgsfull og strukturert kontormedarbeider med hovedansvar for kursvirksomhet og -henvendelser

Institutt for psykologisk rådgivning Oslo (IPRO) er en privat psykologklinikk med høyt faglig nivå, og fokus på varme, humanisme og medmenneskelighet i alle våre tjenester. Vi søker nå en ny kontormedarbeider på deltid, til å jobbe tre dager i uken (60%). Disse dagene er fortrinnsvis mandag, tirsdag og fredag, men vi er åpne for å justere for å få den riktige kandidaten. Det er også mulighet å fordele 60% på fire kortere dager (mandag, tirsdag, torsdag og fredag), istedenfor tre.

Det er muligheter for å øke til høyere stillingsprosent på sikt, ved behov.

Arbeidsoppgaver er knyttet til daglig drift rundt resepsjonen, klienthenvendelser, orden på klinikken, kurshenvendelser og andre administrative oppgaver.

Sentrale arbeidsoppgaver er:

• Administrasjonsarbeid på klinikken tre dager i uken, fra 08:00-16:00 (eller kortere tid fire ganger i uken), i tett samarbeid med kontorleder.
• Av tiden på klinikken, vil omtrent halvparten være som resepsjonist, og halvparten være administrativt arbeid knyttet til klinikkens kursvirksomhet.
• Når du jobber i resepsjonen er du klinikkens ansikt utad, ved å være tilgjengelig og serviceinnstilt overfor klienter ved behov. Du har også som oppgave å besvare telefon og e-poster i dette tidsrommet, der typiske henvendelser er timebestilling, flytting av timer eller spørsmål om kapasitet. I tillegg bistår du psykologene og sørge for at det er orden i kontormiljøet.
• Når du jobber med kursvirksomhet, er du hovedansvarlig for å opprette kurs og utdanninger på nettsidene, følge opp påmeldinger, svare på kurshenvendelser, bistå kursholdere og organisere praktiske forhold rundt kursene. Her samarbeider du tett med ledelsen og kursholdere.
• Mindre administrative oppgaver, som avlaster daglig leder og kontorleder (bestilling av mat, transport, booking av lokaler osv.).
• Betjene nettsidene til klinikken, og administrere informasjon om klinikken og terapeutene.
• Bidra til å holde det pent, ryddig og profesjonelt i klinikkens fellesarealer (venterom og lunsjrom).

Stillingen utgjør per nå 60% stilling. Det er muligheter for å utvide stillingen til høyere prosent, hvis det blir aktuelt på et senere tidspunkt.

Vi tilbyr:

• Konkurransedyktig lønn for kontormedarbeider.
• Opplæring og oppfølging av kontorleder og daglig leder, og forrige innehaver av jobben hvis mulig.
• Gratis deltakelse på alle IPR Oslos webinarer og kurs (ikke utdanninger).
• Tilhørighet i et varmt, sosialt og sterkt faglig arbeidsmiljø med mange sosiale møtepunkter, som strategisamlinger, IPRO-pils, hyttetur, julebord, sommerfest og andre arrangementer.
• Muligheter for personlig utvikling og vekst, i et godt arbeidsmiljø med fokus på trygghet, empati og medmenneskelighet.
• Subsidiert kantine.
• Nye og behagelige lokaler i 6. etasje i Karl Johans gate 41B (Paleet).

Vi ønsker deg som:

• Er vennlig, profesjonell og service-innstilt i møte med andre.
• Ønsker yte service både for klienter og psykologene.
• Er god på kommunikasjon og kundebehandling via telefon og e-post.
• Er ryddig, strukturert og fleksibel, og liker rutineoppgaver.
• Er uredd og læringsvillig i møte med nye oppgaver og systemer.
• Er pålitelig, ansvarsfull og kan jobbe selvstendig med oppgaver.
• Er moden, trygg og har erfaring med administrativt arbeid.
• Har mer enn 10 års erfaring i arbeidslivet (heltid).
• Søker denne jobben som et sted du ønsker å være over lengre tid (5 år+), gitt at du trives.
• Har gode IT-ferdigheter, eller raskt kan tilegne deg ny kunnskap.
• Ønsker å høre til og oppretteholde et godt, varmt og sosialt arbeidsmiljø.
• Hos oss er det mye humor og latter, men vi jobber også med alvorlige saker og mye smerte, så det er viktig at du er empatisk, og at du trives i rollen med å møte og hjelpe mennesker som har det vondt.

Intervjuer er planlagt i andre del av februar. Intervjuene gjennomføres i to runder: Første runde er korte intervjuer digitalt for informasjon og et første møte ("speed dating"). Andre runde er mer i dybden, med færre kandidater, på klinikken.

Vi er fleksible på oppstartsdato, men er åpne for tiltredelse omgående for å komme i gang med opplæring og overlapping med den som innehar stillingen per nå.