Liker du å jobbe "innenfor" boksen?

Bergen Vann har som mål å gi rent vann til folk og fjord i noe vi vil si er Norges vakrest by. Til det har vi mange dyktige og dedikerte ansatte som hver dag sørger for å produsere og levere trygt og godt drikkevann til både Bergen og Bjørnafjorden kommune.

Som offentlig virksomhet følger vi arkivloven og offentlighetsloven. Vi er forpliktet til å behandle alle dokumenter, også e-post, i samsvar med bestemmelsene i disse. Det betyr å journalføre arkivpliktig dokumentasjon. Sikre at inngående og utgående dokumentasjon som er saksrelatert eller har verdi som dokumentasjon, er gjenstand for både historisk lagring og offentlig innsyn. Vi må dokumentere hva vi har gjort, hvilke beslutninger vi har tatt, hva som har ført frem til beslutningene, og hvem som har vært involvert i beslutningsprosessene.
Vår faste driftsansvarlige på arkiv slutter, og vi søker nå etter en dyktig arkivar som kan jobbe systematisk, svært nøyaktig og strukturert. Du vil funger som en nøkkelperson i organisasjonen, og bistå i alle avdelinger i etaten. Bergen Vann er pr i dag ikke underlagt sentralarkivet i Bergen kommune. Det kan på sikt være aktuelt å overføre daglig drift for postmottak og journalføring dit.
Funksjonen ligger under avdeling Kommunikasjon og virksomhetsstøtte, og består av to personer. Du vil ha avdelingsleder som nærmeste leder.

Bergen Vann er Bergens største næringsmiddel- og miljøbedrift. Samfunnsoppdraget er å levere trygt og godt drikkevann til innbyggerne både i Bergen kommune og Bjørnafjorden kommune og sørge for en miljømessig riktig avløpshåndtering.

Du kan lese mer om oss på bergenvann.no og på facebook.no/bergenvann

Arbeidsoppgaver

• Ansvar for etatens elektroniske postmottak med registrering av saker og dokumenter i saksarkivsystem, arkivering
• Hente og fordele post, intern fordeling av innkomne henvendelser
• Kvalitetssikring av journal, føre oppsyn med og ta ut restanselister når ansatte slutter eller bytter arbeidssted
• Oppfølging og kontroll av nye og gamle saker og føringer opp mot arkiv. Ajourhold og korrigere registreringer mht. mottak, avslutning på saksporteføljen i sak-arkivsystem
• Informere om arkivplikt, kurs og annet opplæringsmateriell
• Brukerstøtte og veiledning til saksbehandlere
• Bistå i gjenfinning av gamle saker og andre dokumenter
• Bistå i utvikling av integrasjoner mot sak-arkivsystem
• Ved behov bistå ved overføring av dokumentasjon fra fagsystem til sak-arkivsystem
• Ajourholde rutiner for ansvarsområdet

Kvalifikasjoner

• Høyere utdanning fra høyskole/universitet. Relevant erfaring innen fagområdet/arkivtjeneste, bibliotek eller tilsvarende kan veie opp for manglende formal kompetanse
• Generelt gode dataferdigheter
• Erfaring med sortering/registrering av post, og arkivarbeid
• Kunnskap om og erfaring med Public360
• Må være systematisk, svært nøyaktig og strukturert i sitt arbeide
• Må kunne beherske norsk skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

• Søkere må være serviceinnstilt, nøyaktig, lagspiller og samarbeidsvillig
• Evne til å ta initiativ, finne løsninger og å arbeide selvstendig
• Evne til å holde ro og oversikt under stressende situasjoner
  

Vi tilbyr

• Lønn etter kvalifikasjoner
• Byens mest spennende arbeidsoppgaver
• Engasjerte kollegaer i et godt arbeidsmiljø