OCA - Office for Contemporary Art Norway søker administrasjonsansvarlig

Vi søker en fremtidsrettet administrasjonsansvarlig som vil bli en del av OCA teamet og bidra i arbeidet med å fremme samtidskunst fra Norge internasjonalt. 

Administrasjonsansvarlig er en sentral nøkkelrolle i vår organisasjon, med hovedansvar for å sikre effektiv drift og forvaltning av stiftelsens økonomiske og administrative rutiner og systemer. OCA omstiller til utvidet bruk av digitale løsninger og styrker vårt innsikts- og analyse arbeid, som administrasjonsansvarlig så vil du få mulighet til å være med å forme dette arbeidet på OCA.  

Administrasjonsansvarlig rapporterer til og vil jobbe i nært samarbeid med direktør.   

Som administrasjonsansvarlig vil du ha ansvar for og oppgaver knyttet til: 

• Økonomi og rapportering 
• Personale  
• IT og arkiv 
• Drift av lokaler og kontoret 

Administrasjon 

• Ivareta velorganiserte administrative rutiner og tilrettelegge for effektiv drift  
• Tilse at OCA etterlever lover, retningslinjer og forskrifter knyttet til økonomi, administrasjon og tilskuddsforvaltning 
• Tilse at OCA samler relevant statistikk og data, som grunnlag for innsiktsanalyser 
• Lederstøtte for direktør knyttet til ansvarsområdet administrasjon og økonomi 

Økonomi og rapportering  

• Kontaktperson for ekstern regnskapsfører  
• Utarbeidelse og oppfølging av budsjett og regnskap 
• Oppfølging av inn og utbetalinger – herunder tilskudd 
• Regnskapsrapporter og prognose for direktør og styret 
• Bærekrafts rapportering 

Personale 

• Videreutvikle og ivareta interne personal rutiner og personalhåndbok 
• Oppfølging av lønn, timelister/flexitid, ferieavvikling, sykefravær ol. 
• HMS - Videreutvikle, ivareta og koordinere HMS arbeid 
• Bistå direktør i oppfølging av medarbeidere og ved arbeidsgivers- og arbeidstakers spørsmål. 

IT og arkiv 

• Bidra til å videreutvikle bruk av digitale verktøy og systemer 
• Ansvarlig for data og IT systemer - kontaktperson med eksterne IT leverandører 
• Utvikle, følge opp og ivareta arkiv og arkiverings rutiner 

Drift av lokaler og kontoret 

• Oppfølging av lokaler og kontakt med utleier 
• Ansvar for organisering og drift av kontoret 

Kvalifikasjoner: 

• Relevant utdannelse innen administrasjon, regnskap, økonomi eller tilsvarende relevant felt. Erfaring kan veie opp for manglende utdanning 
• Relevant utdannelse og/eller erfaring fra samtidskunstfeltet 
• Fordel med erfaring fra arbeid med tilskuddsordninger og tilskuddsforvaltning 
• God forståelse for regnskapsprinsipper og -prosedyrer 
• Erfaring med programvare slik som Excel, Office 365, Tripletex ol. 
• Evne til å håndtere konfidensiell informasjon på en profesjonell måte 
• Meget god i norsk og engelsk, både skriftlig og muntlig 

Personlige Egenskaper: 

• Nøyaktig og oppmerksom på detaljer 
• Pålitelig og ansvarlig 
• Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner 
• Evne til å arbeide selvstendig, samtidig som du fungerer godt i et teammiljø 
• Analytiske ferdigheter og evnen til å løse problemer effektivt 

Arbeidssted: Stillingen er basert i Oslo 

Lønn etter avtale 

Send inn CV  og kort søknadstekst