Har du erfaring fra dokumentasjonsforvaltning og arkiv, og interesse for digitale løsninger?

Om stillingen 

I Norsk akkreditering (NA) er det nå ledig stilling som rådgiver innen arkiv/dokumentasjonsforvaltning. I takt med samfunnsmessige endringer og digital utvikling er vi i stadig endring, og har som mål å sikre et fremtidsrettet og effektivt arkiv. Til å bidra inn i dette viktige arbeidet trenger vi en engasjert medarbeider som har relevant erfaring fra fagområdet, forståelse og interesse for bruk av teknologi innen arkivfeltet, og som ønsker å bidra i driften og utviklingen av våre ansvarsområder og tjenester.

Sammen med arkivleder skal du bidra til faglig utvikling av arkivet samt sikre gode og effektive arkivtjenester. Vi ser derfor etter en kompetent og engasjert medarbeider som vil bidra aktivt i den daglige tjenesteproduksjonen, gi brukeropplæring og identifiserer nye muligheter for effektivisering. Du er opptatt av digitalisering, brenner for dokumentasjonsforvaltning og ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden. Effektive arbeidsprosesser er satsningsområde for oss, og vi ønsker å hente ut verdi gjennom automatisering, bruk av saksflyt og utvikling av maler. 

Vår nye kollega må derfor være løsningsorientert, utviklingsfokusert og ha gode samarbeidsevner. Du vil jobbe med oppgaver der teknologiske drivere gir nye utfordringer og muligheter. Det er viktig at du har kontroll på detaljer og samtidig forstår både NAs og saksbehandleres behov. Du vil med din faglige tyngde og kompetanse sørge for at NA overholder gjeldende regler og retningslinjer for dokumentasjonsforvaltning i det offentlige.

Arkiv er organisert i avdeling økonomi og administrasjon med til sammen ni medarbeidere. To av disse har arkiv som arbeidsområde. Stillingen rapporterer faglig til arkivleder og personalansvaret ligger til avdelingsdirektør. Vi benytter Elements Cloud som sak- og arkivsystem.

Arbeidsoppgaver

Oppgaver som tilfaller stillingen, er

• daglige driftsoppgaver som postbehandling/skanning og journalføring, kvalitetssikring og publisering av offentlig journal
• gi arkivfaglige råd, veiledning, opplæring og brukerstøtte til NAs ansatte
• utføre kontrolloppgaver
• gjenfinning av dokumenter
• systemadministrative oppgaver som vedlikehold og opprettelse av maler og arbeidsflyter
• sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
• bidra til bedre utnyttelse av funksjoner og muligheter som ligger i systemene våre
• bidra til uttrekk/avlevering av periodiserte arkivdeler
• videreutvikling og vedlikehold av arkivplan 
• sikre etterlevelse av bevarings- og kassasjonsplan, og utvikling/vedlikehold arkivnøkkel

Kvalifikasjoner

Du må ha:

• høyere relevant utdanning, minimum bachelornivå eller tilsvarende. Kravet til utdanning kan fravikes i spesielle tilfeller der det foreligger meget lang og relevant erfaring.
• minimum tre års relevant erfaring fra dokumentasjonsforvaltning i det offentlige
• god kjennskap til lover, forskrifter og retningslinjer knyttet til dokumentasjonsforvaltning og saksbehandling i offentlig sektor
• god kjennskap til Noark5-standarden og elektronisk arkiv, fortrinnsvis Elements
• gode IKT-ferdigheter, herunder god systemforståelse
• meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
• kunne kommunisere på engelsk skriftlig og muntlig

Det er i tillegg ønskelig at du har:

• erfaring med å yte brukerstøtte og opplæring i elektroniske sak-/arkivløsninger
• sikkerhetsfaglig forståelse, herunder innsikt i dokumentsikkerhet og informasjonssikkerhet
• erfaring med digitalisering og automatisering av arbeidsprosesser
• systemadministrativ erfaring, som vedlikehold og opprettelse av brukere, tilganger, maler og arbeidsflyter

Personlige egenskaper

• er nøyaktig og strukturert
• er ansvarsbevisst, pålitelig, kvalitetsbevisst
• viser initiativ og handlekraft
• arbeider selvstendig, men jobber også godt i team
• har gode samarbeids- og kommunikasjonsevner
• er løsnings- og fremtidsorientert. Du må ha et ønske om digitalisering og forenkling av arbeidsprosesser.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr 

• Utfordrende og interessante arbeidsoppgaver
• Stor aktivitet i et godt faglig miljø med hyggelige kollegaer
• Fleksibel arbeidstid med sommertid 
• Mulighet for hjemmekontor
• Mulighet for trening i arbeidstiden
• Medlemskap i Statens pensjonskasse med gode låne-, forsikrings- og pensjonsordninger
• Fine lokaler sentralt i Lillestrøm med gangavstand til tog og buss

Stillingen lønnes som SKO 1434 rådgiver, innenfor lønnsspennet kr 650.000 – 750.000, avhengig av kvalifikasjoner. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra bruttolønn blir det trukket 2% medlemsavgift til Statens personalkasse.

Generell informasjon

I NA tror vi at mangfold gir oss flere ben å stå på, bredere perspektiver og dermed evne til å takle utfordringer på en bedre måte. Vi er sikre på at medarbeidere med ulik livserfaring, fagkombinasjoner og perspektiver vil gjøre oss i stand til å finne enda flere gode løsninger på våre oppdrag. Vi oppfordrer derfor alle til å søke jobb uten hensyn til alder, kjønn, funksjonsevne, nasjonalitet eller etnisk bakgrunn. Du er også velkommen til å søke selv om du ikke kan vise til en sammenhengende yrkeskarriere. Våre lokaler er universelt utformet, og vi legger forholdene til rette for personer med nedsatt funksjonsevne.

Hvis du har funksjonsnedsettelse, innvandrerbakgrunn eller hull i CVen kan du bli positivt særbehandlet hvis du krysser av for dette når du søker stillingen.

Praktisk informasjon om søkeprosessen

Du søker på stillingen via rekrutteringsportalen vår. Vi ber deg om å laste opp relevante vitnemål og attester.

Dine personopplysninger vil bli oppbevart og registrert i henhold til GDPR.

Når søknadsfristen har gått ut lager vi en offentlig søkerliste. Dersom du ønsker å reservere deg fra og bli oppført på denne, må du krysse av for og begrunne det i søknaden din. Vi tar kontakt med deg hvis vi ikke kan imøtekomme ønsket ditt om å ikke bli oppført på søkerlista.

Søknadsfrist: 02.04.2025