Arkivleiar

Bygland kommune søker ein dyktig og engasjert arkivleiar. Frå 1. april vil administrativ stab ligge under kommunalområde Organisasjon og HR. Eininga vil då bestå av 4 dyktige medarbeidarar som vil ha ansvar for sentralarkiv/dokumentasjonsarbeid/politisk sekretariat, kommunikasjon/informasjon/SOME, HR og Lønn, publikumsmottak/sentralbord, samt diverse sakshandsaming. Kommunen nyttar fagsystemet Elements på sakshandsaming/arkiv.

Kommunalområdet skal hjelpe dei kommunale driftseiningane og yter service til organisasjonen i det daglege arbeidet.

Bygland kommune er med i det interkommunale IKT-driftsselskapet IKT Agder, som leverer tenester på to nivå av offentleg forvaltning (kommune og fylke). Til saman er det 14 eigarkommunar i tillegg til Agder fylkeskommune. Kommunane i IKT Agder bruker for det meste same fagsystem, som gjer det lettare å samarbeide på tvers av kommunane, og ein får eit større fagmiljø.

Vi ser etter ein person med stor fagleg interesse for arkivarbeid og dokumentasjonshandtering. Vil du bidra til profesjonell handtering av arkivet og dokumentasjon, samt få ein sentral rolle i politisk sekretariat, då ønskjer vi at du søker.

Stillinga vil være særs sentral i administrasjonen og vil rapportere til kommunalsjef for Organisasjon og HR. Bygland kommune arbeider med oppdatering av ny arkivplan. Å halde den oppdatert vil bli eit viktig arbeid framover.

Me tilbyr:

• Arbeidsstad i ein vakker og naturskjønn kommune.
• Eit godt arbeidsmiljø med fagleg interesserte og dyktige kollegaer.
• Gode moglegheiter til personleg og fagleg utvikling.
• Fleksibel arbeidstid og moglegheit for delvis heimekontor ved behov.
• Gode pensjons- og forsikringsordningar i KLP.
• Lønn etter avtale.
• Det kan vurderast, etter ei konkret vurdering ved tilsetting, dekning av flytteutgiftar, tilbod om utleige-bustad i ein periode, og pendlartillegg.

Vi gjer merksam på opplysningar om søkjaren kan bli offentleggjort sjølv om søkjaren har bede om at søknaden får fritak frå offentlegheit. Søkjarar vil varslast dersom oppmodinga ikkje kan imøtekommast (jf. Offentleglova § 25).

Arbeidsoppgåver

Leie og utvikle arkivfunksjonen i samsvar med gjeldande regelverk og beste praksis.

• Systemansvarleg for sak/arkiv systemet Elements, samt brukerstøtte på Elements
• Post/arkiv. Registrering av post, kontroll og journalføring.
• Innsynsbehandling.
• Ansvarleg for vedlikehald av arkivplan.
• Valgarbeid i samarbeid med valansvarleg.
• Visma samhandling arkiv (Profil og Visma-systema for oppvekst)
• Politisk sekretariat, alle innkallingar, klargjere og sende ut i Fluix og Kaukus.
• Møtesekretær i Kommunestyret og Formannskap/adm.utval. Reserve i dei andre utvala, samt ansvarleg for møteplan.
• Ansvarleg for heimesidene Bygland kommune og Bygg Bygland
• Ansvarleg for plattforma KS Fiks.
• Altinn. Hente dokument og vidaresende/arkivere
• Kommuneregisteret/styrevervsregisteret
• Tilretteleggar for borgarleg vigsel (Kontroll og kommunikasjon med brudeparet)
• Fungerer som brukerstøtte for politikarar når det gjeld iPad.
• I tillegg kjem alt som «popper inn» av ymse anna.

Kvalifikasjonar

• Fortrinnsvis arkivfagleg utdanning på høgskole/universitetsnivå, men samfunnsfag/humaniora/IKT-retning kan vere aktuelle.
• Lang og relevant arbeidserfaring kan vege opp for utdanningskravet.
• Meget gode digitale ferdigheiter, med interesse for digitale løysingar.
• Meget god skriftleg og munnleg framstillingsevne på norsk.
• God på nynorsk skriftleg.

Ønska kvalifikasjonar

• Erfaring frå arkivteneste innan offentleg forvaltning.
• Erfaring med digital arkivering, forvaltningsprosessar og digitalisering av arbeidsflyt.
• Erfaring frå sakshandsaming i offentleg sektor og politiske sekretariatfunksjonar.
• Erfaring frå møteadministrasjon, innsynsbegjæringar og offentleg journalføring.
• Kjennskap til relevant lovverk (kommunelova, forvaltningslova, offentleglova, GDPR).

Personlege eigenskapar

• Evne til å jobbe sjølvstendig og systematisk.
• Ha god struktur og gjennomføringsevne.
• Initiativrik og løysingsorientert.
• Kunne arbeide under press og tidsfristar.
• Serviceinnstilt og fleksibel.
• Lojal overfor beslutningar som blir tatt.
• Bidra til eit godt arbeidsmiljø.
• Personleg eignaheit blir tillagt stor vekt.