Tilbake til fremtidens arbeidsplass!

Jeg fikk et tips om at dere er damene å snakke med hvis man skal spå fremtiden?

– Den likte jeg, ler Yvonne Marie Seville, administrasjonssjef i FINNs´ HR-avdeling.

Da pandemien traff i mars 2020, var det bare å komme seg hjem så fort som mulig. Siden har de fleste FINN-ansatte hatt hjemmekontor, hyttekontor – det meste annet enn å faktisk være på kontoret. Når restriksjonene nå lempes på og samfunnet åpner opp igjen, ser vi at den normalen vi kanskje tenkte å returnere til, ikke finnes lenger. Det er en ny normal.

Fremtiden er her – nå gjelder det å omstille seg!

Margrethe R. Gotschalksen jobber som prosjektleder i Strategi og Forretningsutvikling i FINN. Det siste halvannet året har hun ledet et team som har sett nærmere på hvordan arbeidsplassen FINN skal klargjøres for en ny hverdag:

– Basert på spørreundersøkelser om hvordan folk hadde det på hjemmekontorene, hentet vi inn data som viste at vi leverte bra på målene våre. Det kunne virke som det ikke som det hadde noe å si at folk ikke var på kontoret. Folk produserte like godt som tidligere, og undersøkelsene viste at man i snitt ønsket seg 2,8 dager på kontoret.

– Det ble naturlig å spørre seg: Hvorfor skal vi da tilbake til den tidligere arbeidsformen?

Hjelp, fremtiden er her!

I “gamle dager”, for et par år siden, var nok gjeldende oppfatning at “Hjemmekontor = Gjemmekontor”. Man gjemte seg litt bort, jobbet litt og fikk ordnet en del andre ting samtidig. Margrethe forteller at dette var en holdning som måtte endres både blant ansatte og ledere.

– Ledergruppen i FINN var tidlig “på ballen” her. Allerede på forsommeren 2020 ble det diskutert hvordan vi kunne legge til rette for fremtidens arbeidsplass – hvordan FINN skulle fortsette å være en attraktiv arbeidsgiver, og samtidig ta en slags pionér-rolle på området. Vi fikk presentert en visjon:

“FINN skal tilrettelegge for fleksible, effektive og tverrfaglige arbeidsformer i verdensklasse, og sikre at vi er blant Norges mest attraktive arbeidsplasser også i fremtiden.”

– “Wow - verdensklasse ja! Null stress, tenkte vi!” ler Yvonne.

Krise blir til muligheter

– Det er et bakteppe her også, forklarer Yvonne.

– Vi visste allerede at de færreste egentlig trives i åpent landskap, dette har vi fått tilbakemeldinger på i årevis. Samtidig signerte vi nylig en langtidskontrakt på lokalene våre i Grensen, som også har blitt pusset opp kraftig det siste året.

– Moderne arbeidsformer med kryssfunksjonelle team har skapt behov for teamsoner til idémyldinger, workshops og lignende. Før hadde vi ikke plass til å skape slike soner. Dermed ble covid-situasjonen også et slags momentum for oss. Da vi innså at folk faktisk kan jobbe hjemmefra, fikk vi plutselig en helt annen kapasitet i Grensen, og muligheter vi ikke hadde hatt tidligere, forteller Yvonne.

Hybrid-behov og kontor-fordeler

– Behovene vi har hentet inn fra de ansatte er mange, og forskjellige. “Hybridkontor” har også sine utfordringer, og det vil alltid være team som er mer til stede enn andre. Livssituasjon er også avgjørende - det er ikke alle som ønsker at stua skal være kontoret, sier Margrethe.

– Vi tror at en hybridmodell, der man kommer er på kontoret 2-3 ganger i uka, gjør at behovene blir annerledes når du er der. Tilbakemeldingene vi har samlet, tyder på at formelle beslutninger, workshoper og kreativt arbeid funker best fysisk. Vi tror også på at det skjer noe magisk når vi møtes, at vi bygger på hverandre ideer. Den tilfeldige kaffepraten og “beskjeder over pulten” kan gjøre informasjonsflyten bedre, mens digitale møter er begrensende for mange. Samtidig har vi anerkjent hjemmekontor som et veldig produktivt sted å jobbe fra. Det er nok veldig viktig, understreker hun.

Nye vaner vonde å vende?

Men hvordan er det egentlig å komme tilbake etter så lang tid? Damene er spent selv.

– Prosjektet med på komme tilbake på jobb, er delt inn i flere faser. Nå er vi tidlig i fase 1, der det er lagt opp til at folk kan komme på kontoret en dag i uka. De som kommer inn nå, sier gjerne at de ikke får gjort så mye på jobb – på kontoret er det masse møter, sosial omgang og “catching up” sier Yvonne.

– Når du er vant til å bare være med deg selv og gjengen din hjemme så skal du plutselig se folk igjen, det blir litt sånn “hvor skal man begynne” - det blir nesten noe litt klønete over det hele. Vi kommer nok til å trenge litt tid på å bli varme i jobb-skjorta igjen.

– Individuell produksjon fungerer bedre hjemme, vi tror det blir vanskelig i starten, spår Margrethe.

Under utvikling

Hvordan den nye hverdagen blir, er det ingen som har noen fasit på - ei heller FINN. Nå følger en “utforskningsperiode” sammen med arkitekten, der det skal prøves ut forskjellige eksperimenter. Noe av nøkkelen ligger nok her, å forberedt på at man må gjøre ytterligere endringer på sikt.

– Marerittet er jo at hele prosjektet blir en fiasko! utbryter Yvonne.

– At alle våre hypoteser er feil, og at vi sitter igjen med en haug med møbler som ikke fungerer etter hensikten i det hele tatt. Men jeg tror vi har vært litt smarte også - vi begynner med 1,5 etasje, og så ser vi hvordan det går før vi implementerer den nye løsningen over hele kontoret. Jeg håper jo at vi ikke er helt på bærtur! Jeg tror ikke det altså, men noen justeringer må vi nok helt sikkert ta høyde for.

Business as unusual

Til bedrifter som tenker at det bare er å fortsette i samme sporet som før pandemien, har damene noen klare beskjeder:

– Dette er krevende prosesser som det kan være vanskelig å stå i, og vi skjønner at det kan være lett å tenke slik. Det som skjer da på sikt, tror vi, er at bedriften ikke klarer å holde seg relevant og attraktiv for jobbsøkerne de gjerne er ute etter. Sjelden har det vært flere som vurderer å bytte jobb enn akkurat nå, og “Hjemmekontor” er en av de mest populære søkeordene her hos FINN.

Lykke til i fremtiden, alle sammen 🔮