Administrasjonssekretær - 100 % stilling

Oslo katolske bispedømme har 27 menigheter og omfatter de 7 sørligste fylkene i Norge. Bispedømmets administrasjon har 65 ansatte sentralt og rundt 80 prester i menighetene.

Et av bispedømmets arbeidssteder er biskopens forværelse, som har ansvar for en rekke funksjoner, blant annet generell korrespondanse og saksbehandling, sentralbordtjeneste, arkivering og håndtering av bestillinger.

Vi søker etter en administrasjonssekretær som vil ha varierte arbeidsoppgaver knyttet til biskopens forværelse og administrasjonens drift.

Stillingens hovedoppgaver:

• Håndtere innkommende henvendelser til bispedømmets offisielle e-postkasser
• Arkivering av bispedømmets dokumenter
• Koordinere bruk av møterom og gjesterom
• Annen korrespondanse og saksbehandling, i samarbeid med biskopens sekretær og andre
• Betjene sentralbord
• Delta i administrasjonen av vårt kurs- og konferansesenter Mariaholm: reservasjoner, bestillinger av ekstra renhold, oppfølging av innmeldte skader mv.
• Assistere ved mottak av leveranser og ved besøk av gjester
• Forberedelse av større og mindre møter

Ønskede kvalifikasjoner:

• God eller meget god muntlig og skriftlig norsk på saksbehandlernivå
• God muntlig og skriftlig engelsk, andre språk kan være en ekstra fordel
• Meget god kjennskap til administrative og digitale verktøy som Office-pakken
• Utdannelse innen administrasjon utover VGS/3-årig utdannelse innen administrasjon, språk, samfunn eller lignende
• Erfaring fra planlegging og gjennomføring av arrangementer
• Erfaring fra administrative oppgaver på ledelsesnivå
• Erfaring fra arkivering
• Erfaring fra å arbeide i en organisasjon med ulike nasjonaliteter og språk er en fordel

Personlige egenskaper:

• Du må ha forståelse for Den katolske kirkes oppdrag
• Du må kunne samarbeide med geistlige og kirkelige ansatte
• Du må både kunne arbeide selvstendig og trives med å arbeide i team
• Du må ha godt humør og gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
• Du må kunne ivareta konfidensialitet
• Du trenger relevant arbeidserfaring fra kontor, service, administrasjon, arkiv
• Du må være serviceinnstilt, ryddig, fleksibel, løsningsorientert og selvstendig

Vi tilbyr:

• Varierte og utfordrende arbeidsoppgaver
• Stor fleksibilitet og mulighet for selvstendig arbeid
• Et hyggelig arbeidsmiljø med kolleger fra alle verdens hjørner
• Lønn etter avtale, gode pensjonsvilkår og arbeidsbetingelser

Arbeidssted er i bispedømmets lokaler i Akersveien i Oslo. Personlig egnethet vil bli vektlagt. Tiltredelse etter avtale, gjerne allerede før jul.