Timeplankoordinator - førstekonsulent/rådgiver Studieadministrasjonen

Fakultet for helsevitenskap, Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering, har ledig ett vikariat i 100% stilling som timeplankoordinator - førstekonsulent/rådgiver. Det er et fødselsvikariat ut 2025, med mulighet til noe forlengelse. Ønsket tiltredelse er snarest mulig.

Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering har ansvaret for administrasjon og utvikling av fakultetets fag- og studietilbud i samarbeid med instituttene. Seksjonen ivaretar utvikling og vedlikehold av studieadministrative regelverk og rutiner, rapportering, studentforvaltning, eksamensarbeid og internasjonalisering. Seksjonen består av tre studieadministrative kontor og denne stillingen er for tiden tilknyttet studieadministrativt kontor i Pilestredet 32 som består av 20 ansatte.

Du vil jobbe sammen med øvrig administrasjon, og særlig underviserne, for å veilede og støtte dem i bestillingen av rom. Målet er å sikre en optimal utnyttelse av undervisningslokalene. Arbeidet ditt innebærer å koordinere ulike behov og finne de beste løsningene som er tilpasset undervisningsbehovene. Du vil ha ansvar for å utarbeide og kvalitetssikre datagrunnlaget for undervisningsplanlegging, samt håndtere alle endringer i timeplanen gjennom året.

Mye av arbeidet krever at du kan jobbe foran PC-skjermen med høy grad av konsentrasjon og arbeidsro. Du må kunne vurdere og prioritere innmeldte behov om endringer for å sikre best mulig løsning for studenter og undervisere.

• arbeide med å kartlegge behovene til de ulike utdanningene
• registrere grunnlagsdata for undervisning i FS (Felles studentsystem)/ TP (Timeplansystem) Grunnlagsdata
• å bruke et timeplanleggingsverktøy for å sørge for god utnyttelse av OsloMets undervisningslokaler og sikre kollisjonsfri undervisning for studenter og ansatte
• koordinere bookingen av rom med alle andre enheter på OsloMet, foreta justeringer og endringer
• vurdere og prioritere innmeldte behov om endringer, sørge for smidige prosesser som gir mest mulig forutsigbarhet for våre studenter
• brukerstøtte for læringsplattformen Canvas

Oppgavene vil variere over tid, og du må være innstilt på å at du kan få andre oppgaver innenfor seksjonens ansvarsområde.

• universitets- eller høgskoleutdanning på bachelornivå. Lang og relevant praksis kan kompensere for kravet om formell utdanning
• meget god digital kompetanse og erfaring med å benytte komplekse administrasjonssystemer eller datasystemer
• gode norsk- og engelskkunnskaper, skriftlig og muntlig

For førsekonsulent kreves universitets- eller høgskoleutdanning, fortrinnsvis bachelorgrad. Lang relevant praksis kan kompensere for kravet om formell utdanning.

For rådgiver kreves universitets- eller høgskoleutdanning, minst bachelorgrad, samt relevant praksis og dokumentert evne til selvstendig og resultatorientert arbeid. Meget god og relevant praksis kan kompensere for kravet om formell utdanning.

• erfaring med relevante studieadministrative systemer (timeplanleggingssystem, studentsystem)
• jobbet med å koordinere og planlegge tidsskjemaer, enten i en utdanningsvirksomhet eller annen type organisasjon
• erfaring med å lede arbeid som involverer mange detaljer og krever god organisering (der du må se helheten og foreta gode vurderinger)

Vi søker en timeplanlegger til studieadministrasjonen som trives med å løse komplekse puslespill og har en sterk systemforståelse. Den ideelle kandidaten er en lagspiller som kommuniserer og samarbeider godt med emneansvarlige og andre ansatte, men som også kan utføre oppgavene selvstendig. Vi ser etter en person som har evnen til å se helheten, ta gode vurderinger, og som er nøyaktig, løsningsorientert og fleksibel. Det er viktig at du ikke lar deg irritere eller bli oppgitt over utfordringer, men heller ser dem som muligheter til å bidra med løsninger og finne nye veier fremover. I tillegg må du være serviceinnstilt og ha et ønske om å bidra til en positiv opplevelse for alle involverte.

For den riktige personen vil jobben kunne innebære en spennende mulighet til å påvirke og utvikle måten vi jobber på og bruker systemene til å skape god flyt for våre studenter.

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Det er viktig for OsloMet å gjenspeile befolkningen i vår region og vi ønsker alle kvalifiserte søkere velkommen. Vi arbeider aktivt med å utvikle oss videre som en inkluderende arbeidsplass og for å tilrettelegge arbeidsplassen dersom du har behov for det. Har du perioder i livet hvor du ikke har vært i arbeid, utdanning eller opplæring er du også velkommen til å søke hos oss.

• jobb på Norges tredje største og mest urbane universitet
• varierte arbeidsoppgaver med muligheter for faglig utvikling
• et godt arbeidsmiljø som er preget av samarbeid og engasjement
• en arbeidsplass i utvikling
• gode pensjonsbetingelser i Statens pensjonskasse
• fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger

Vil du søke på stillingen må du søke elektronisk i vårt rekrutteringssystem. Vi behandler kun søknader sendt via vårt elektroniske rekrutteringssystem og alle dokumenter må lastes opp for at din søknad skal behandles. Du må laste opp attester og alle sider av vitnemål. Dokumentene må være på engelsk eller et skandinavisk språk. Oversettelser må være autorisert. Du må fremvise originaler ved et eventuelt intervju. OsloMet gjennomfører kontroll av dokumenter, slik at du som kandidat skal få en reell evaluering og rettferdig konkurranse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven (lovdata.no), og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester.

Det kan bli foretatt bakgrunnssjekk for å verifisere opplysninger som fremgår av CV og tilgjengelige dokumenter. Bakgrunnssjekk gjennomføres ikke uten samtykke fra søker og aktuelle søkere vil motta nærmere informasjon om dette.

Ønsker du nærmere informasjon om stillingen kan du kontakte:

• Kontorsjef Anne Øverland, 67236216 / anne.overland@oslomet.no
• For spørsmål av administrativ karakter kontakt HR rådgiver Kate Olsen på kateol@oslomet.no

Stillingen lønnes etter Hovedtariffavtalene i staten og OsloMets lønnspolitikk i 1408 førstekonsulent i lønnstrinn 45 – 54, tilsvarende kroner 466 600-532 200 pr år / eller 1434 rådgiver i lønnstrinn 50 – 66, tilsvarende kroner 502 300-646 000 pr år. (For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes.

Fra lønnen trekkes to prosent i lovfestet innskudd i Statens Pensjonskasse.

Opplysninger om deg som søker kan publiseres på den offentlige søkerlisten selv om har bedt om at søknaden behandles konfidensielt. Hvis det skjer, vil du bli varslet om det før publiseringen.

Søknadsfrist: 5. september 2024

Saksnr: 24/23069

OsloMet er Charter & Code sertifisert av EU-kommisjonen med rettigheter til å bruke logoen HR Excellence in Research (HRS4R) og medlem i nettverket EURAXESS som bidrar til gode arbeidsforhold for mobile forskere.

OsloMet har sluttet seg til prinsippene og forpliktet institusjonen til å følge anbefalingene i DORA-erklæringen (sfdora.org) (The San Francisco Declaration on Research Assessment).

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Søkere som er i konflikt med dette regelverket vil ikke anses kvalifisert for stillingen.

Besøk OsloMet på LinkedIn, Facebook, Instagram