Vil du arbeide med dokumentasjonstenesta i Energidepartementet?

Fagsjef dokumentasjonsforvaltning

Om fagmiljøet

Vi søkjer ny kollega som skal ha ei sentral rolle i å vidareutvikle og halde ved like dokumentasjonstenesta i departementet.

Stillinga høyrer heime i seksjon for informasjonsforvaltning og fellestenester, som har ansvar for informasjons- og dokumentasjonsforvaltninga i Energidepartementet. Dette inkluderer bruk av sakshandsamings- og arkivsystemet Acos WebSak. Innan få år er det planlagt at vi skal gå over til Public360. Ansvaret for intranettet, fellestenester, sikkerheitsarbeidet, koordinering av digitaliserings- og samfunnstryggleiksarbeidet og arbeidet med effektivisering av interne arbeidsprosessar ligg også til seksjonen.

Vi er tolv personar i seksjonen, kor det er eit hyggeleg og inkluderande arbeidsmiljø. Seksjonen blir leia av ein avdelingsdirektør, og har fire medarbeidarar som jobbar spesielt med dokumentasjonsforvaltning. Dokumentasjonstenesta er ein viktig del av departementet sitt virke, og ein del av den heilskaplege informasjonsforvaltninga der korrekte og effektive arbeidsprosessar er sentrale mål.

Ansvarsområder og arbeidsoppgåver

Vi ønskjer oss ein fagsjef som har brei erfaring med dokumentasjonsforvaltning.

Som fagsjef vil du være svært sentral i rettleiing og rådgiving innan arkivfaglege problemstillingar, vere med på å vidareutvikle dokumentasjonstenesta i departementet og bidra til effektive arkiv- og sakshandsamingsprosessar. Du vil òg ta del i den løpande drifta i seksjonen. Daglege oppgåver i seksjonen er mellom anna journalføring, registrering og utsending av svar på krav om innsyn, offentleg journal, opplæring og brukarstøtte.

Er du interessert i arbeide med kompetansebygging innan fagfeltet, så er dette staden for deg! Du får ein spanande arbeidskvardag i eit departement med korte beslutningsliner, og kor mykje skjer innanfor dei ulike fagområda.

Arbeidsoppgåver

• Vidareutvikling av informasjons- og dokumentasjonstenesta i departementet, mellom anna knytt til innføring av nytt sak- og arkivsystem og overføringa til ny IKT-plattform
• Forvaltning av saks- og arkivsystemet, under dette systemadministrasjon, kvalitetssikring og internkontroll
• Vidareutvikling og vedlikehald av planverk for arkivfunksjon
• Dagleg drift av ugradert og gradert arkiv
• Rådgiving, opplæring, brukarstøtte og arkivfagleg rettleiing

Kvalifikasjonar

Kvalifikasjonskrav:

• Relevant høgare utdanning, gjerne innan arkivkunnskap. Relevant erfaring kan kompensere for manglande utdanning.
• Evne til å sjå heilskapleg på informasjonsforvaltninga i ei verksemd
• Ledelseserfaring innan dokumentasjonsteneste eller liknande
• Brei innsikt i relevant regelverk som gjeld arkiv og dokumentasjon
• God formulerings og -formidlingsevne i norsk skriftleg og munnleg, og god forståing av engelsk
• God digital kompetanse, og røynsle med sakshandsamingsverktøy

Ønskelege kvalifikasjonar:

• Kunnskapar om dokumentasjonsforvalting i offentleg verksemd
• Erfaring frå utviklingsarbeid innan informasjons- og dokumentasjonsforvaltning

Vi utfører bakgrunnssjekk på kandidaten som skal tilsetjast. Tilsetjing føreset at denne blir godkjend.

Personlege eigenskapar:

I denne stillinga er det viktig at du er god til å samarbeide og kommunisere. Du tenker heilskapleg og er oppteken av kvalitet og effektivitet. Du må forstå kor viktig god og effektiv dokumentasjonsforvalting er i ein organisasjon.

Videre ønsker vi at du er serviceinnstilt, tar initiativ, kan jobbe effektivt, sjølvstendig, systematisk og nøyaktig og er fagleg interessert med eit framtidsretta blikk på arkiv- og dokumentasjonsforvaltning.

Vi vil legge stor vekt på om du er personleg eigna for stillinga.

Ansettelse i stillinga forutsetter sikkerheitsklarering. For meir informasjon om autorisasjon og sikkerhetsklarering, sjå Rekrutteringsprosessen - Jobb i Energidepartementet (https://www.jobbienergidepartementet.no/rekrutteringsprosessen/#autorisasjon-og-sikkerhetsklarering-1).

Vi tilbyr

• Interessante og utfordrande oppgåver i eit faglig sterkt og triveleg arbeidsmiljø
• Fleksibel arbeidstid, lønna overtid, god pensjonsordning
• Lønnsspenn kr. 750 000 - 900 000 kr. ut frå kvalifikasjonar. Stillinga er innplassert som utredningsleiar, men arbeidstittel er fagsjef.

Generell informasjon

Positiv særbehandling

Om det er kvalifiserte søkjarar med funksjonsnedsetjing, "hol" i CV eller innvandrarbakgrunn, skal vi innkalle minst ein søkar i kvar av desse gruppene til intervju. For å kunne bli positivt særbehandla på denne måten, må søkjar oppfylle visse krav. Les meir om krava på Arbeidsgiverportalen.

Vi oppfordrar søkjarar til å krysse av i jobbportalen dersom dei har funksjonsnedsetjing, "hol" i CV eller innvandrarbakgrunn. Dette dannar grunnlag for anonymisert statistikk for alle statlege verksemder i sine årsrapportar.

Mangfoldserklæring

Vi meiner at inkludering og mangfald er ein styrke. Vi ønskjer medarbeidarar med ulik kompetanse, fagkombinasjonar, livserfaring og perspektiv for å bidra til enda betre oppgåveløysing. Vi vil legge til rette for medarbeidarar som treng det. Det kan til dømes vere tekniske hjelpemiddel, tilpassing av møblar eller endring av rutinar, arbeidsoppgåver og arbeidstid.

Kontaktperson

For meir informasjon om stillinga kan du kontakte avdelingsdirektør Håkon Johnsen på 915 44 262.