Administrasjonskonsulent

Om stillingen

Universitetet i Oslo har høye ambisjoner som forsknings- formidlings- og utdanningsinstitusjon, et arbeid hvor eiendomsvirksomhet er en viktig strategisk del. Som administrasjonskonsulent vil du fungere som lederassistent for eiendomsdirektøren og hans ledergruppe og vil få en spennende og utfordrende hverdag tett på et ambisiøst og godt sammensveiset lederteam. Administrasjonskonsulenten følger eiendomsdirektøren som referent i ulike møter bl.a. hos universitetets ledelse. Oppmerksomhet på kontinuerlig forbedring- og profesjonalisering av eiendomsvirksomheten ligger til grunn for alt vi gjør, og effektivisering- og digitalisering er sentralt i dette arbeidet. Det er viktig for oss at du ser deg selv som en aktiv og fremoverlent medspiller også i dette arbeidet.

Vi leter etter deg som er fleksibel, effektiv og har god rolleforståelse. Referater er en viktig internkommunikasjonskanal for oss, og så du må både like å skrive og ha erfaring med å tilpasse tekst og budskap til ulike målgrupper. 

Arbeidet forutsetter at du interesserer deg for sakene Eiendomsavdelingen jobber med og at du forstår deltakernes roller i arbeidet.  UiO innfører nytt arkiv- og saksbehandlingssystem fra nyttår, og du vil bli sentral i innføringsarbeidet fra EAs side. Stillingen er en del av Seksjon for HR og kommunikasjon med totalt syv ansatte og rapporterer til HR-sjef.

Vi søker deg som ønsker å jobbe med bl.a. følgende arbeidsoppgaver: 

• Administrativ støtte til eiendomsdirektøren og hans ledergruppe.
• Klargjøring av dokumenter, presentasjoner og referatskriving.
• Planlegging og gjennomføring av interne og eksterne møter og andre arrangementer.
• Sørge for at kontorfellesskapet drives smidig og effektivt.
• Bidra til god internkommunikasjon i EA sammen med våre kommunikasjonsrådgivere.

Vi ser etter deg som har følgende kompetanse 

For denne stillingen må du ha

• relevant utdanning på bachelornivå. Fagbrev innen kontor og administrasjon er også relevant utdanning. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for deler av utdanningskravet.
• noe erfaring fra tilsvarende roller eller stillinger, helst i større organisasjoner
• god formuleringsevne på norsk, både muntlig og skriftlig 
• god digital kompetanse

Videre er det en fordel for oss om du har 

• kjennskap til arkivering av dokumenter 
• erfaring med bruk av samhandlingsverktøy 

De viktigste personlige egenskapene for å lykkes i stillingen mener vi er 

at du er profesjonell i din fremtoning og strukturert og effektiv i ditt arbeid. Videre er det viktig for oss at du er en serviceinnstilt pådriver med god rolleforståelse. Det er viktig at du kommuniserer effektivt og tilpasset den situasjonen du står i. Du bør også like å "ta i et tak» og trives med å ha mange baller i luften samtidig. 

Hvorfor skal du velge å jobbe hos oss?

• Du vil få spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver i en virksomhet med et viktig samfunnsoppdrag, hvor du vil kunne bidra til kunnskapsutvikling, utdanning og opplysning som fremmer bærekraftig eiendomsvirksomhet.
• Engasjerte kollegaer i et hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø.
• Gode velferdsordninger. (https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/ansattgoder/)
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden. (https://www.uio.no/for-ansatte/ansettelsesforhold/ansattgoder/trening/)
• En arbeidsplass med gode utviklings- og karrieremuligheter.
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse (https://www.spk.no/), som er en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger.
• Lønnsinnplassering som seniorkonsulent, stillingskode 1363 i lønnsspenn fra kr. 540 500 - 595 500,  avhengig av kompetanse og erfaring. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

 

Les mer om fordelene med å jobbe i staten i Arbeidsgiverportalen. (http://arbeidsgiver.difi.no/lonn-goder-og-reise)

Inkluderende arbeidsliv og mangfold ved UiO

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det. 

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Vi håper at du søker på stillingen hos oss. 

Søknad

Søknaden skal inneholde:

• Søknadsbrev m/CV
• Vitnemål og attester

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt rekrutteringssystem Jobbnorge, klikk “Søk stillingen".

Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no (https://www.vitnemalsportalen.no). Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine. 

Generell informasjon

Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort ihht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten. Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.