Rådgiver

Dokumentsenteret jobber for å sikre kommunens dokumentasjon etter arkivfaglige prinsipper om å bevare dokumentenes proveniens, autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendelighet. Samtidig skal andre hensyn som personvern og informasjonssikkerhet også ivaretas i dokumentfangsten.

Dokumentsenteret er i dag en sentral aktør innen digitaliseringsarbeidet som foregår i kommunen. Vi ser at dokumentforvaltning henger stadig tettere sammen med arbeidsprosesser, teknologiske løsninger og brukerne av løsningene, og at dette stiller mer og mer krav til oss. Dokumentsenteret må forstå prosessene som skaper dokumentasjon.

Vi må både drive egne anskaffelses- og utviklingsløp og delta konstruktivt inn i øvrige i organisasjonen for å finne løsninger som fungerer både i et arkiv-, saksbehandlings- og brukeropplevelsesperspektiv. Kommunen bruker Public 360 Online og Plan & Build som sak- og arkivsystem. Vi har en sentral rolle i å optimalisere bruken i organisasjonen slik at gevinster kan tas ut.

Parallelt med utviklingsarbeid har Dokumentsenteret en daglig drift å ivareta. Vi drifter kommunens sentrale sak/arkivløsning og frittstående arkivkjerne (Documaster Arkiv), samt ivaretar kommunens interne og eksterne postombringing. Vi må også ha kjennskap til kommunens historiske arkiver og bistå interne saksbehandlere og innbyggere i å navigere i disse.

Arbeidsoppgaver

Som rådgiver hos oss vil du jobbe med:

• Drift og utvikling av Public 360 og Documaster Arkiv. Dette innebærer alt fra rutineutvikling til mer tekniske jobber som migrering av data og oppsett av integrasjoner i samarbeid med leverandørene våre.
• Ledelse av og deltagelse i utviklingsprosjekter drevet både av Dokumentsenteret selv og av andre virksomheter i organisasjonen.
• Opplæring og oppfølging av kommunens ansatte.
• Tilgjengeliggjøring og bruk av arkivene, inkludert saksbehandling av innsynsforespørsler.
• Utfasing og deponering av de få gjenværende papirarkivene i kommunen.
• Rådgivning og utredningsarbeid innen fagfeltet.
• Løpende driftsoppgaver som bl.a. innregistrering av post og kvalitetssikring av metadata.

Andre arkivrelaterte oppgaver samt endring av arbeidsoppgaver må påregnes.

Kvalifikasjoner

• Høyere akademisk utdannelse, minimum 240 studiepoeng. Relevant mastergrad er ønskelig, men for søkere med særlig interessant erfaring og/eller kompetanse kan bacherlornivå vurderes.
• Svært god digital kompetanse.
• Du må beherske norsk svært godt, både muntlig og skriftlig.
• Det er en fordel med erfaring fra eller utdanning innen prosjektledelse, endringsledelse eller organisasjonsutvikling.
• Det teller positivt om du har praktisk erfaring fra eller utdanning innen (du trenger ikke møte alle kravene for å være interessant):
  • Teknologier som påvirker dokumentasjonsforvaltning, eksempelvis KI, RPA, nasjonale felleskomponenter og skytjenester
  • Arbeid i en Noark-basert saksbehandlingsløsning, gjerne Public 360, fortrinnsvis som arkivar eller administrator
  • Arbeid med dokumentasjons-/informasjonsforvaltning
  • Lovverk innen offentlig forvaltning og arkiv
  • Anskaffelse-, innførings- og/eller endringsprosjekter tilknyttet sak/arkiv, arkivkjerne eller andre dokumenthåndteringsløsninger
  • Kartlegging/optimalisering av arbeidsprosesser
    

Personlige egenskaper

Vi ønsker deg som:

• Jobber systematisk mot langsiktige mål og takler å jobbe i et høyt tempo
• Definerer tydelige mål, kommuniserer disse på en klar måte og får folk med deg
• Er fleksibel, tar nye utfordringer og utviser initiativ
• Behersker det sosiale spillet i en prestasjonsgruppe
• Bidrar positivt inn i arbeidsmiljøet, både alene og i team
• Nyutdannede oppfordres til å søke

Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• Et fellesskap med ca. 20 dyktige kolleger innen et fagområde i endring. Den rette personen vil få gode utviklings- og påvirkningsmuligheter
• Hjem-jobb-hjem avtale
• Gratis svømming for alle ansatte i kommunens svømmehaller
• Fleksitidsordning og mulighet for noe hjemmekontor
• Bedriftsidrettslag og bedriftskunstforening
• Gode pensjons- og forsikringsordninger