Kontorsjef

Kontorsjef ved Institutt for idrettsmedisinske fag (IIM)

Stillingen rapporterer til instituttleder og har ansvar for de administrative oppgavene ved instituttet og samhandling med avdelingene i Administrasjonen.

Instituttet har forskning innen følgende fem hovedområder: Fysisk aktivitet og helse; Kvinner, trening og helse; Forebygging av idrettsskader; Aktiv rehabilitering av muskel/skjelettlidelser; Fitness (treningssenterbransjen etc.), og tilbyr studier på bachelor- og masternivå innen helse og treningsfysiologi og idrettsfysioterapi, samt årsstudium i personlig trening.

I tillegg har instituttet en stor andel PhD stipendiater, både eksternt og internt finansiert. 

Instituttet har ca. 60 vitenskapelig ansatte i faste og midlertidige stillinger, hvorav de langt fleste av stillingene er finansiert gjennom eksterne midler.

Stillingen som kontorsjef er ledig med oppstart vinter/vår 2025.

Arbeidsoppgaver / ansvarsområder

Kontorsjefen har det daglige ansvaret for de administrative funksjonene ved instituttet, og rapporterer til instituttleder. Stillingen innebærer høy grad av selvstendighet og ansvarsforståelse. 

Etter avtale med instituttleder, har kontorsjef delegert ansvar innenfor følgende områder:

• Ansvar for instituttets administrative funksjoner, inkludert budsjett og regnskap, oppfølging og rapportering av regnskap, samt håndtering av ekstern finansiering.
• Oversikt over utnyttelse av personalressurser og oppfølging av personaladministrative spørsmål, i samarbeid med instituttleder.
• Administrativ oppfølging av studenter og stipendiater ved instituttet.
• Forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter og seminarer.
• Webredaktør-ansvar for instituttets inter- og intranett.
• Iverksette vedtak fattet overordnet, i samarbeid med instituttleder.

Kontorsjef deltar regelmessig i møter ved administrativ ledelse (AL) og på i møter på tvers av instituttene (kontorsjefgruppe), og bidrar til samarbeid på tvers.

Krav til kompetanse og erfaring

• Høyere utdanning på minimum bachelorgradsnivå innenfor ett eller flere av fagområdene: økonomi, administrasjon, HR eller ledelse er nødvendig. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere for utdanningskravet.
• Kompetanse og erfaring innen regnskap og økonomi er nødvendig
• Dokumentert erfaring fra stillingens oppgaveportefølje 
• Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner 
• Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk. Språkkunnskaper vil bli vektlagt da det vil være en del internasjonale kontakter.

I tillegg til kompetanse og erfaring nevnt over er det ønskelig med følgende

• erfaring med bruk av Office 365, spesielt samhandlingsflatene
• god digital kompetanse og forståelse for digitale systemer som brukes 
• kompetanse på oppsett av budsjett og føring av regnskap, herunder følge opp krav som følger eksternt tildelte forskningsmidler
• det er ønskelig med idrettsfaglig kompetanse
• erfaring fra tilsvarende oppgaver og rolle vil bli tillagt vekt

Personlige egenskaper

Vi søker deg som

• har god organisasjonsforståelse
• er strukturert, selvstendig, løsningsorientert og serviceinnstilt
• har evne til å skape gode samarbeidsnettverk 
• evner å håndtere flere oppgaver samtidig
• god gjennomføringsevne
• har kjennskap til, og interesse for forskning og undervisning
• bidrar til et godt arbeidsmiljø 

Personlig egnethet vil vektlegges.

NIH tilbyr

• spennende og utfordrende arbeidsoppgaver
• lønn som kontorsjef fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 660 000 og kr 760 000 avhengig av kompetanse. 
• god pensjonsordning og gunstig lån i Statens pensjonskasse
• fleksibel arbeidstid og sommer/vintertid
• trening i arbeidstiden og et variert treningstilbud gjennom bedriftsidrettslag
• umiddelbar nærhet til t-bane, og avlåst sykkelparkering

Andre opplysninger

Ansettelsen skjer på de vilkår som til enhver tid gjelder for statsansatte. NIH har obligatorisk medlemskap i Statens Pensjonskasse.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten.

Inkludering og mangfold er en styrke, og NIH har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning. Videre ønsker NIH medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Som kvalifisert søker med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn oppfordrer vi deg til å krysse av i jobbsøkerportalen for dette. NIH innkaller minst én søker i til intervju dersom man er kvalifisert, og dersom du får jobben skal vi legge til rette for de behov du måtte ha. 
Utenom å velge ut riktig kandidat brukes ikke avkryssingen til noe annet enn anonymisert statistikk. 

Søknaden skal inneholde

Det er viktig at du laster opp alle dokumentene du mener er nødvendige for en helhetlig vurdering av din kompetanse og erfaring.

• Søknadsbrev med beskrivelse av motivasjon for stillingen
• CV (fullstendig oversikt over utdanning og arbeidserfaring)
• Kopi av vitnemål og eventuelle attester
• Referanseliste med 3 referanser (navn, tittel, e-post og telefonnummer, samt beskrivelse av relasjon til søker)

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt elektroniske rekrutteringssystem (Jobbnorge).

Aktuelle kandidater blir innkalt til intervju.

Kontaktinformasjon

• Instituttleder Hege Clemm, epost: hegec@nih.no, telefon +47 92606661
• For spørsmål om Jobbnorge eller søknad, ta kontakt med seniorrådgiver HR Bente Johansen, epost: bentejoh@nih.no