Vi søker fagansvarlig arkivar / dokumentforvalter til kulturinstitusjon!

Vår oppdragsgiver er en av landets største og viktigste kulturinstitusjoner, og en av de fremste kildene til kunnskap om norske forhold. De trenger nå å styrke teamet sitt med en fagansvarlig arkivar/ dokumentforvalter - helst rask oppstart!

Dette er en spennende arbeidsplass hvor du vil få mulighet til å være med å styrke og utvikle fagområdet i samarbeid med teamet. Arkiv er organisert i Personalavdelingen med til sammen åtte medarbeidere og tre av disse har arkiv som arbeidsområde.
Stillingen rapporterer til Personalsjef. IT-systemer som benyttes i stillingen er Elements som sak- og arkivsystem, og Microsoft 365 som felles delingsplattform.

Vi ser etter deg som er en positiv og fleksibel person - du er opptatt av digitalisering, brenner for dokumentasjonsforvaltning og ser viktigheten av å ta vare på arkiv for ettertiden.
Du har gode samarbeidsevner, men evner også å arbeide selvstendig. Videre trenger vi en kollega med stor arbeidskapasitet og motivasjon for å levere gode resultater sammen med andre, og som ellers er faglig engasjert og bidrar til et godt arbeidsmiljø.
 

Dine arbeidsoppgaver vil i hovedsak være:

• daglig registrering av post fra alle kanaler
• internkontroll
• gjenfinning av dokumenter
• kontroll og publisering av offentlig journal og behandling av innsynsbegjæringer
• bidra med innspill til rådgivning, veiledning og opplæring
• sikre gode rutiner og arbeidsprosesser i daglig arkivarbeid
• brukerstøtte og veiledning i organisasjonen, som utvikling av arbeidsrutiner og arbeidsflyter hos de forskjellige avdelingene etter deres behov
• videreutvikling og vedlikehold av arkivplan (prosedyre for saksbehandling i alle ledd)
• utvikling og vedlikehold av bevarings- og kassasjonsplan, og arkivnøkkel
• vedlikehold av integrasjoner mellom Elements og tredjepart
• testing ved oppgraderinger av arkivsystemet og ved endringer som påvirker daglig drift
• vedlikehold og opprettelse av maler
• faglig utvikling av arkiv sammen med kolleger
• systemforvalteransvar; herunder administrere brukere, brukertilganger, administrativ inndeling, tilgangskoder

Ønskede kvalifikasjoner:

• bachelor i arkivvitenskap eller annen tilsvarende arkivfaglig utdanning
• minimum tre års erfaring i bruk av elektronisk arkivsystem
• erfaring i å utarbeide arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan, arkivnøkkel
• erfaring i vedlikehold og opprettelse av maler
• god IT-kompetanse og gjerne erfaring med digitale prosesser
• erfaring fra arkivtjeneste innen offentlig forvaltning og god praksis innenfor fagområdet
• erfaring fra MS 365
• meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk

Noe reisevirksomhet må påregnes.
 

Oppdragsgiver tilbyr:

• variert jobb med selvstendige oppgaver
• godt fagmiljø og gode kolleger
• fast stilling
• fleksibel arbeidstid – sommer- og vintertid
• sentral beliggenhet
• mulighet for trening i arbeidstiden
• medlemskap i Statens Pensjonskasse

Dersom dette er en stilling som kan passe for deg, er det fint om du registrerer deg via annonsen så snart som mulig.

Velkommen som søker!