Den europeiske unions delegasjon til Norge søker en Sekretær og dokumentforvalter

Om oss

Den europeiske union (EU) utgjør et økonomisk og politisk partnerskap mellom 27 land. Den spiller en avgjørende rolle på den internasjonale arena gjennom diplomati, handel, utviklingshjelp og samarbeid med globale organisasjoner. På verdensbasis har EU over 140 diplomatiske representasjoner, kjent som EU-delegasjoner, som utfører mange av de samme oppgavene som en ambassade.

EU-delegasjonen i Norge skal representere Den europeiske union i Norge og samtidig ivareta EUs bilaterale forbindelser til Norge (inkl. implementering av EØS-avtalen og andre sentrale avtaler mellom Norge og EU). Den er ansvarlig for å utvikle samarbeidet på nøkkelområder som utenrikspolitikk, energi, miljø og klima, Arktis, handel og å følge opp Norges deltakelse i EUs programmer og etater. Delegasjonen utfører offentlig diplomati, arrangerer presseaktiviteter i Norge og legger til rette for kontakt på politisk/ekspert-nivå mellom institusjoner i EU og Norge.

Vi tilbyr

Vi tilbyr en fast heltidsstilling som sekretær og dokumentforvalter (lokalt ansatt, gruppe III) i seksjon for politikk, presse og informasjon. Du vil jobbe direkte med delegasjonens leder og seksjonsleder for politikk, presse og informasjon. Arbeidsoppgaver vil i hovedsak bestå av:

·        Føre seksjonssjefens agenda (inkl. organisering og forberedelse av møter, informasjonsinnhenting, forberede filer og orienteringer)

·        Bistå i organiseringen av seksjonssjefens tjenestereiser (reiseopplegg, avtaler og andre utgifter)

·        Bistå med å organisere/støtte eksterne oppdrag fra hovedkvarteret, andre delegasjoner eller andre europeiske institusjoner

·        Bistå med å organisere lunsjer, mottakelser og diplomatiske arrangementer

·        Bistå med intern og ekstern informasjon

·        Registrerer innkommende og utgående korrespondanse ved hjelp av arkiveringsprogramvare (ARES)

·        Håndtere korrespondanse og sørge for hensiktsmessig oppfølging, inkludert protokollsaker og notater til Utenriksdepartementet

·        Arkivere dokumenter, hente individuelle dokumenter og dokumentsett etter emne

·        Holde oversikt over og oppdatere registre over filer i arkivet og på kontoret.

·        Sende ut politiske rapporter, registrere og arkivere dem

·        Vikariere for ambassadørens personlig assistent under deres fravær.

·        Oppdatere e-postlister

Delegasjonen holder til i moderne lokaler sentralt i Oslo. Ukentlig arbeidstid er 37 ½ timer.

Vi kan tilby en interessant stilling med muligheter for personlig utvikling i et internasjonalt miljø.

Ansatte på delegasjonen har medlemskap i Statens pensjonskasse.

Kvalifikasjoner

·        Har rett til å være arbeidstaker/ har arbeidstillatelse i henhold til lokal lovgivning

·        Videregående utdanning, helst med kontor- og administrasjonsfag

·        Minst 3 års praktisk og relevant arbeidserfaring

·        Arbeidserfaring med dokumenthåndtering er avgjørende

·        Erfaring med arkivarbeid

·        God kjennskap til arbeidsrutiner i offentlig sektor og ved ambassader, både hjemme og i utlandet

·        God kjennskap til arbeid i internasjonalt miljø

·        Åpenhet overfor andre nasjonaliteter og deres kultur og væremåte

·        Utmerkede språkkunnskaper i muntlig og skriftlig norsk

·        Svært gode ferdigheter i utarbeidelse av tekster på engelsk og norsk

·        Grunnleggende til avanserte datakunnskaper/kurs

·        Kunnskap om IT-verktøy og systemer for arkiv, e-post og dokumenthåndtering

·        Evne til å jobbe proaktivt og selvstendig

·        Evne til å jobbe individuelt med langsiktige prosjekter

·        Pliktoppfyllende og ansvarsfull

·        Evne til å holde oversikt, jobbe nøyaktig og strukturert, med en sterk sans for orden.

·        Fleksibilitet (åpenhet for nye oppgaver osv.)

·        Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig

·        Evne til å levere på en strukturert måte

·        Evne til å strukturere og koordinere oppgaver

·        Planleggingsevner

·        Evne til å jobbe i team

·        Diskresjon

·        Positiv med gode sosiale ferdigheter

Slik søker du

Søknad sendes senest 22/01/2025 og bør inneholde et motivasjonsbrev samt en detaljert CV på engelsk.

Etter en første vurdering av søknadene vil det bli satt opp en liste over aktuelle kandidater for intervju. Bare kandidater som går videre til neste trinn i utvelgelsesfasen vil bli direkte kontaktet. Kandidaten som blir valgt bør kunne starte så snart som mulig etter utvelgelsesfasen.

Delegasjonen kommer ikke til å gi noen supplerende opplysninger eller informere om utvelgelsesprosessen pr. telefon. Eventuelle spørsmål kan sendes til delegation-norway@eeas.europa.eu

An English version of the job vacancy notification can be found at:

https://www.eeas.europa.eu/delegations/norway/secretary-and-document-management-officer-political-press-and-information-section_en?s=174

Likebehandling:

Den europeiske union er forpliktet til å føre en likebehandlingspolitikk overfor alle sine ansatte og arbeidssøkere. Som arbeidstaker er EU forpliktet til å fremme likhet mellom kjønnene og hindre diskriminering i enhver sammenheng. Unionen oppfordrer aktivt alle kvalifiserte kandidater med ulik bakgrunn og mest mulig geografisk spredning blant medlemslandene til å søke. Vi har som mål å være et fellesskap som reflekterer hele samfunnet der alle ansatte føler seg verdsatte og kan yte sitt beste ved å utnytte sitt fulle potensial.