Vil du jobbe med events i et advokatfirma som verdsetter dyktighet, engasjement, samarbeidsglede og humor?

Advokatfirmaet Haavind søker en event-koordinator til vårt Oslo-kontor!

Advokatbransjen er preget av et høyt tempo og det er stor aktivitet på arrangementsfronten i Haavind. Gjennom året arrangerer vi regelmessige faglige og sosiale events for kunder, samarbeidspartnere, studenter og egne medarbeidere. Våre events varierer i størrelse og omfang og kan være alt fra et kurs eller kundemiddag for 8 personer til forelesninger, bransjeforum, julebord eller firmatur for inntil 200 mennesker.

Som event-koordinator i møteromsavdelingen hos oss vil du få en spennende og variert arbeidshverdag, med en stor grad av selvstendighet og ansvar, for rette person. Du vil være ansvarlig for planlegging, koordinering og gjennomføring av våre events fra start til slutt, inkludert utarbeiding av invitasjoner og annet markedsmateriell. Stillingen rapporterer til Office Manager, men samarbeider også tett med markedsavdelingen. Du vil jobbe tett med både ansatte og eksterne aktører for å sikre at Haavinds arrangementer går knirkefritt og gjennomføres med høy kvalitet. I denne rollen vil du også være med å yte service til kunder og medarbeidere ved å avlaste servicemedarbeidere i resepsjon og møteromsavdeling og bistå Office Manager med driftsoppgaver i Haavinds lokaler og fasiliteter.

For å lykkes i denne rollen er det en forutsetning at du har høy arbeidskapasitet og gjennomføringsevne, du må trives med å håndtere flere prosesser i parallell og ha service som en del av ditt DNA. I tillegg er det viktig at du er fleksibel med tanke på arbeidstid, da flere av våre events vil være på ettermiddag og kveld. Noe reisevirksomhet vil være nødvendig ved arrangementer hovedsakelig i Bergen og Bodø.

Vi ser etter deg som er kreativ og engasjert, med en genuin interesse for og erfaring med events. Du er positiv, utadvendt og har en skikkelig stå-på vilje. I tillegg er du effektiv, fleksibel og strukturert, med et skarpt øye for detaljer og god evner til å se muligheter og finne gode løsninger. Du samarbeider godt med andre samtidig som du tar selvstendig ansvar og eierskap for dine oppgaver og leveranser og du er opptatt av å levere høy kvalitet.

De viktigste arbeidsoppgavene og ansvarsområdene dine vil være å:

• Planlegge, koordinere og gjennomføre interne og eksterne arrangementer i henhold til mål, planer og budsjett  
• Bistå med å utvikle nye konsepter for Haavinds arrangementer i tråd med Haavinds strategi, merkevare og markedsplaner
• Arbeide systematisk i Haavinds CRM-system for å oppdatere og håndtere løpende kundeforhold, samt kunde- og deltagerlister knyttet til arrangementer 
• Etablere og opprettholde god dialog med interne og eksterne bidragsytere, leverandører og deltakere for å sikre gode løsninger, profesjonalitet og kvalitet i alle ledd
• Bistå med å utarbeide invitasjoner, presentasjoner og annet materiell til arrangementer
• Bistå med å utarbeide og publisere tekster og poster knyttet til arrangementer
• Utarbeide kjøreplaner, håndtere logistikk, bestillinger og leveranser  
• Sikre høy kvalitet, god gjennomføring og kontinuerlig forbedring av våre arrangementer
• Ta bilder for å dokumentere og promotere arrangementer
• Bistå med teknisk support
• Bistå med servering ved mindre arrangementer

I tillegg vil rollen ved behov bistå med å:

• betjene resepsjon og møteromsavdeling, koordinere interne møter og annet forefallende arbeid som sikrer god arbeidsflyt i Haavinds kundeflate
• yte service i etasjene og bistå Office Manager med forefallende arbeid knyttet til drift og vedlikehold av Haavinds lokaler og fasiliteter

Vi ser etter deg som har:

• Relevant formalkompetanse innen event, markedsføring og prosjektstyring
• Min 3 års relevant erfaring med events og prosjektstyring
• Meget god muntlig og skriftlig fremstillingsevne – også på engelsk
• God digitalkompetanse og er teknisk anlagt, særlig knyttet til bruk av teknisk møteromsutstyr, Microsoft Office-pakken, AI og CRM-verktøy
• Erfaring fra servicebransjen
• Erfaring med CRM-verktøy
• Evne til å jobbe under press og håndtere flere oppgaver samtidig
• Høy kapasitet og god gjennomføringsevne
• Masse godt humør og en positiv innstilling
• Erfaring med følgende er en fordel:
• bruk av speilreflekskamera og filmproduksjon
• digitale verktøy innen prosjektstyring
• SOME

Hos oss får du blant annet:

• En spennende og variert hverdag
• Et knallbra arbeidsmiljø, med lave terskler og stor takhøyde
• Konkurransedyktige betingelser
• Muligheter for personlig og faglig utvikling
• Et engasjert og støttende team
• Moderne lokaler sentralt i Vika, med en vanvittig bra personalrestaurant, egen kaffebar og treningsfasiliteter
• Et bredt tilbud av bedriftsidrett og andre sosiale aktiviteter og arrangementer

Så, høres dette ut som noe for deg? Da vil vi gjerne høre fra deg!

Søknader vurderes fortløpende.

Kontaktpersoner:

Kristine Lloyd

HR-direktør

E-post: k.lloyd@haavind.no

Tlf: 451 06 785

Ida Gjestrud

Senior HR-rådgiver

E-post: i.gjestrud@haavind.no

Tlf: 415 19 982