Prosjektkoordinator for våre lederutviklingprogrammer

Til vårt kontor i Bergen søker vi en dyktig prosjektkoordinator som skal støtte prioriterte kundeprosjekter. Vi søker en medarbeider som gjennom sin kompetanse og serviceinnstilling sikrer høy kvalitet, forutsigbarhet og gode deltakeropplevelser.

Arbeidsoppgaver tilknyttet stillingen:

Du vil ha ansvar for å koordinere aktiviteter i utviklingsprogrammer slik at alle bidragsytere er trygge på hva de skal gjøre når og at deltakerne får en sømløs og utviklende deltakeropplevelse.

Dette innebærer bl.a.

• I samarbeid med internt konsulentteam og kontaktpersoner hos kunde planlegge arbeid og fremdrift i prosjekter, og følge opp med dokumentasjon, bestillinger av materiell og innkallinger.
• Kommunisere med og følge opp deltakere.
• Koordinere bestillinger med hotell/konferansesteder.
• Teknisk støtte i gjennomføring av digitale samlinger på plattformer som MS Teams og Zoom, samt oppdatere prosjektstøttesystemer med relevant informasjon.

I tillegg vil du bistå med koordinering av våre egne arrangementer (f.eks. håndtere deltakerkommunikasjon og påmeldinger, leverandørkommunikasjon) og ha ansvar for oppdateringer og være superbruker i vårt CRM (MS Dynamics).

Vi ønsker også at du er en sosial bidragsyter til arbeidsmiljøet.

Hvem er du?

Du har gjerne erfaring fra tilsvarende arbeid og brenner for å yte service og holde oversikt. Erfaring fra prosjektledelse, event/konferanse, kreative produksjoner for et publikum kan være en fordel. Du har utdanning utover videregående fra f.eks. samfunnsvitenskapelige/ prosjektledelse/økonomi og administrasjons/markedsførings fag.

Stillingen krever kontroll på flere prosjekter og oppgaver samtidig. Du mestrer balansekunsten med å kunne følge prosesser og prosedyrer med å finne gode løsningsforslag med det store bildet i mente. For å trives i jobben og levere på en tilfredsstillende måte, må du derfor ha høy grad av detaljorientering, nøyaktighet og evne til å holde roen når mye skjer på samme tid. Vi ønsker at du skal ta eierskap til dine ansvarsområder og kunne jobbe selvstendig. Ettersom du har kontakt med mange mennesker i ulike roller i løpet av en dag, må du ha gode kommunikasjonsferdigheter og være serviceinnstilt. I tillegg er du dyktig og trygg i bruken av digitale verktøy (spesielt Microsoft 365, Teams, Powerpoint, Dynamics) og nysgjerrig på hvordan ting kan gjøres enda bedre. Det er viktig med gode skriftlige språkferdigheter på både norsk og engelsk.

Vi tilbyr spennende arbeidsoppgaver i prosjekter for noen av våre største og internasjonale kunder hvor du vil få godt innblikk i leder- og organisasjonsutvikling. Vi har konkurransedyktige betingelser, sentral beliggenhet og et hyggelig og uformelt arbeidsmiljø.

Arbeidssted er Bergen, men det må kunne påberegnes noe reise f.eks. til Stavanger og Oslo.

Vi ønsker oppstart snarlig.

Søknadsfrist: 21. februar

Ved spørsmål om stillingen kan du kontakte avdelingsdirektør Linn Lien Lømo, tlf: 416 16 751, linn.lomo@aff.no