Har du teft for orden og struktur? Bli med på laget som administrasjonsmedarbeider.

JPro er et dynamisk og norskeid teknologiselskap som har levert førsteklasses IT-kompetanse til både offentlige og private aktører siden 2006. Selskapet ble startet av utviklere for utviklere, og denne filosofien preger fortsatt kulturen: Her trives dyktige IT-folk som får frihet til å vokse, lære og dele erfaringer. Med en snitterfaring på over 15 år blant konsulentene, har JPro et solid omdømme som en foretrukken samarbeidspartner for store og små prosjekter innen ulike domener.

I dag kan vi skilte med etablerte fagmiljøer innen Java/Kotlin fullstack, Data og Analyse, og nå satser vi også på .NET for å styrke bredden og tilby et enda mer helhetlig spekter av tekniske tjenester. Samtidig krever veksten vår et profesjonelt og velfungerende administrasjonsteam – og det er her du kommer inn i bildet. Som administrasjonsmedarbeider får du en nøkkelrolle i å holde driften effektiv, kvalitetssikret og nøyaktig, slik at våre konsulenter kan fokusere på å utvikle banebrytende løsninger for kundene våre.

Kort om stillingen

Er du en strukturert person som trives med varierte oppgaver, tett samarbeid og en sentral rolle i et voksende teknologiselskap? Da kan du være den vi leter etter! Som administrasjonsmedarbeider hos JProfessionals blir du en viktig støttespiller for hele administrasjonsteamet – fra CEO til revisor. Du får ansvar for administrative rutiner, enkel HR-støtte, interne systemer, samt kvalitets- og miljørelaterte oppgaver, slik at selskapet kan levere tjenester av topp kvalitet hver eneste dag.

I denne stillingen vil du være navet som sørger for at hverdagen flyter effektivt og profesjonelt. Rollen som administrasjonsmedarbeider passer perfekt for deg som liker å kombinere økonomiske og administrative oppgaver med praktisk koordinering – alt mens du bidrar til å ivareta våre kvalitets- og miljøstandarder. Her får du jobbe i et inkluderende arbeidsmiljø, der dine innspill blir verdsatt, og hvor du er med på å forme en fremtidsrettet og bærekraftig organisasjon.

Formål med stillingen

Administrasjonsmedarbeideren skal støtte hele administrasjonsteamet (CEO, COO, CCO, Markedsfører, Designer, regnskapsfører og revisor) med vekt på administrative rutiner, enkel HR-støtte, interne systemer, kommunikasjon, og støtte til kvalitets- og miljøarbeid. Stillingen skal sikre effektiv drift og høy kvalitet i selskapets prosesser.

Arbeidsoppgaver:

Økonomi og administrasjon

• Utføre fakturering basert på registrerte timer i Tripletex.
• Oppfølging og kontroll av utlegg og fakturaer.
• Klargjøring og kontroll av lønnsgrunnlag basert på timeregistrering.
• Støtte ved økonomisk rapportering og enkel regnskapskontroll.

Enkel HR-relatert støtte

• Praktisk koordinering ved onboarding av nye ansatte (brukeroppsett, klargjøring av utstyr, tilgangsstyring).
• Praktisk administrasjon ved offboarding av ansatte (innhenting av utstyr, avslutning av systemtilganger).
• Registrering og oppfølging av sykefravær, ferieavvikling og permisjoner.
• Oppdatering og vedlikehold av rekrutteringssystemet (Teamtailor) med ny informasjon og status på kandidater.

Støtte til kvalitets- og miljøarbeid

• Bistå med dokumentasjon og administrative oppgaver knyttet til selskapets ISO 9001-sertifiserte kvalitetssystem og Miljøfyrtårn-sertifisering.
• Bistå med dokumentasjon og forberedelser til revisjoner og sertifiseringsprosesser.

Støtte ved arrangementer og logistikk

• Praktisk støtte til markedsfører ved gjennomføring og koordinering av interne og eksterne arrangementer (fagdager, seminarer, sosiale samlinger).
• Booking av møterom, lokaler, catering og reisebestillinger.
• Bistå med påmeldinger, invitasjoner og praktisk kommunikasjon rundt arrangementer.

Vedlikehold av administrative IT-systemer

• Oppdatere og vedlikeholde interne systemer som Tripletex (økonomi), Pipedrive (CRM), CV-partner (kompetanse- og CV-database).
• Regelmessig vedlikehold av selskapets intranett ("Min Side") og sørge for at innhold er oppdatert, relevant og lett tilgjengelig for ansatte.
• Mindre oppdateringer av selskapets offentlige websider med relevant informasjon (f.eks. nyheter, medarbeiderpresentasjoner, arrangementer).
• Publisere innkommende oppdragsutlysninger fra rammeavtaler til selskapets interne oppdragsutlysningsregister.

Generell administrativ støtte

• Bistå administrasjonsteamet med koordinering og bestilling av møter, reiser og andre praktiske behov.
• Bidra til å gjennomføre medarbeiderundersøkelser og intern kartlegging.
• Forefallende administrative oppgaver ved behov.

Ønskede kvalifikasjoner

• Relevant erfaring innen administrasjon, økonomi eller enkel HR-støtte.
• Kjennskap til og erfaring med bruk av systemer som Tripletex, Pipedrive, CV-partner, Teamtailor eller tilsvarende er ønskelig.
• Kjennskap til ISO 9001 kvalitetssystemer eller Miljøfyrtårn-sertifisering er en fordel, men opplæring vil bli gitt.
• Erfaring med å vedlikeholde intranett eller mindre oppdateringer av websider er en fordel.
• Gode ferdigheter i Google Workspace (Google Docs, Sheets, Slides).
• God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk og gjerne engelsk.

Personlige egenskaper

• Strukturert og ryddig.
• Serviceinnstilt og samarbeidsorientert.
• Fleksibel og løsningsorientert med evne til å håndtere varierte arbeidsoppgaver.
• Evne til å prioritere oppgaver effektivt og arbeide selvstendig.

Rapporterer til

• COO, men støtter og samarbeider tett med hele administrasjonsteamet.

Vi tilbyr

• Konkurransedyktige betingelser (Ca. 520 000–640 000 NOK, avhengig av erfaring og kompetanse).
• Fleksibel arbeidstid og hybrid arbeidsordning/hjemmekontor
• Inkluderende arbeidsmiljø med fokus på kompetansedeling og trivsel
• Kontorlokaler sentralt i Oslo

Sosiale sammenkomster og goder

• Årlig familietur om vinteren
• Firmatur til utlandet hvert år
• Relevante og sosiale fagsamlinger
• Aktivitetsgrupper (indoor skydiving, sykling, brettspill m.m.)
• Sommersamling for hele familien
• Firmahytte på Hafjell