Konsulent, arkivar

Dokumentsenteret har behov for flere dyktige kolleger i den daglige driften. Da en av våre medarbeidere skal gå av med pensjon søker vi nå en erstatter i 100 % stilling. Stillingen ligger til administrativt arkiv, og vil hovedsakelig bidra med daglige arkivaroppgaver. Stillingen vil også ha noen lederstøtteoppgaver.

Vi ser etter deg som trives med å jobbe i team, er faglig engasjert og er kvalitetsbevisst med god gjennomføringsevne. Stillingen inngår i et større arkivfaglig miljø og er lokalisert i Sørlandsparken. Noe reise mellom ulike lokasjoner må påberegnes.

Dokumentsenteret håndterer oppgaver som postmottak, journalføring, innsynsforespørsler, historiske papirarkiv, brukerstøtte og fagutvikling. Vi benytter Public 360 som sakarkivsystem og bistår til dokumentasjonsforvaltning på tvers av lokasjoner i hele foretaket.

Vi søker deg som jobber for en god dag på jobben – både faglig og sosialt, og som ønsker å bidra med din kompetanse inn i både drifts- og utviklingsoppgaver.

Dokumentsenteret er organisert under Avdeling for innovasjon og teknologi (ATI), og har 31 årsverk totalt. ATI har rundt 120 ansatte innenfor områdene HelseIKT, Innovasjon og utvikling, Medisinsk teknisk utstyr og Arkiv og dokumentasjon. Sammen jobber vi for hele foretaket på tvers av lokasjoner.

Arbeidsoppgaver

Du vil med din faglige kompetanse bidra til en effektiv og sikker dokumentasjonsforvaltning ved foretaket. Sammen med dine kolleger vil du arbeide for å sikre rettighetsdokumentasjon og informasjonsflyt i en sektor med et svært viktig samfunnsoppdrag. Driftsoppgaver vil være hovedoppgaven, men enkle administrative oppgaver vil også være en del av stillingen. Det vil være muligheter for å kunne delta i prosedyreutforming og andre prosjekter knyttet til enhetens ansvarsområder.

Daglige driftsoppgaver inkluderer:

• Postbehandling og arkivvurdering, uavhengig av format
• Journalføring og kvalitetssikring
• Oppfølging av innsynsforespørsler
• Brukerstøtte og kurs
• Andre relevante arkivaroppgaver
• Koordinere driftsplan i samarbeid med enhetsleder
• Enkel registrering i vaktboksystem
• Tilstedeværende driftstøtte

Utviklingsoppgaver:

• Utvikling og forbedring av rutiner og prosedyrer
• Delta i utviklings- og prosjektarbeid
  
• Andre oppgaver kan bli aktuelle

Kvalifikasjoner

• Nødvendig:
  • Høyskole/universitet utdanning, fortrinnsvis innenfor fagretningen arkiv/dokumentasjonsforvaltning/juridiske fag eller offentlig forvaltning/administrasjon. Særskilt relevant erfaring kan kompensere for utdanningskrav.
  • God IT kompetanse
  • Gode norskkunnskaper - muntlig og skriftlig
• Ønskelig:
  • Erfaring fra daglig sakarkivarbeid i offentlig virksomhet
  • Praktisert relevant lovverk innenfor arkivområdet
  • Praktisert arkivvurdering/saksbehandling i offentlig sektor
  • Erfaring fra utvikling av arkiv- og saksbehandlingsrutiner
  • Erfaring med brukerstøtte og opplæring av brukere i sakarkivsystem
  • Kunnskap om NOARK-basert sakarkivsystem
  • Kunnskap om relevant lovverk innenfor arkivområdet
  • Erfaring fra M365 plattform (Teams, Sharepoint)
    

Personlige egenskaper

• Nøyaktig og systematisk
• Effektiv
• Gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
• Positiv serviceinnstilling
• Lære- og endringsvillig
• Kan jobbe selvstendig og i team
• Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• Utfordrende og varierte arbeidsoppgaver i en stor, spennende organisasjon med et viktig samfunnsoppdrag
• En avdeling bestående av engasjerte og dyktige kollegaer
• Gode pensjonsordninger i KLP
• p.t. fleksibel arbeidstid

Vi ber alle søkere vedlegge dokumentasjon på utdanning, attester på arbeidserfaring og eventuelle spesialistgodkjenninger. Dette for å dokumentere kvalifikasjoner som kommer frem i CV, og til lønnsfastsettelse.

Sørlandet sykehus verdsetter mangfold og inkludering på arbeidsplassen. Vi mener at ulike perspektiver og erfaringer bidrar til å gi best mulig helsetjenester. Derfor oppfordrer vi alle kvalifiserte kandidater til å søke, uavhengig av kjønn, alder, funksjonshemming, nasjonalitet, etnisk bakgrunn eller eventuelle opphold i arbeidslivet.

Sørlandet sykehus praktiserer meroffentlighet. Offentlig søkerliste vil inneholde navn på samtlige søkere. Det må foreligge særskilte omstendigheter for å få innvilget unntak, jf. Offentleglova § 25.