Avdelingskoordinator

Klar for en administrativ rolle som er alt annet enn vanlig?Vi søker deg som ønsker å arbeide med oppfølging av forskningsprosjekter, administrativ støtte til Forskningsledere og Forskningssjef til Avdeling for Bioteknologi og Nanomedisin (BTN) og som har fullført høyre utdanning innen administrative eller økonomiske fag i løpet av de siste 3 årene.  Du vil jobbe både for Avdelingens ledelse og i forskningsgruppe Industriell og marin bioteknologi (IMB).  Du vil være en nøkkelperson for IMB som aktivt støtter forskningsleder, prosjektledere og forskere innen administrativ og økonomisk oppfølging av forskningsprosjekter. Du vil være ansvarlig for å planlegge og gjennomføre sosiale arrangementer, samtidig som du sikrer en effektiv drift i forskningsgruppen.Du vil jobbe med administrativ lederstøtte for Avdeling BTN og Forskningssjef, herunder håndtere oppgaver knyttet til det nasjonale forskningssenteret SFI Industriell Bioteknologi (SFI-IB) som ledes av SINTEF og har 20 industri- og forskningspartnere.Stillingen vil gi deg mulighet til å arbeide tett på avdelingsledelsen og i forskingsgruppe IMB, i et miljø med engasjerte og dyktige forskere hvor du bidrar administrativt med lederstøtte, og oppfølging av forskningsprosjekt fra idé til prosjektavslutning, og dermed bidrar du til avdelingen og gruppenes utvikling, ytelse, og skaper aktivt godt arbeidsmiljø.En typisk arbeidsdag hos oss vil blant annet inneholde:

• Støtte til forskningsleder og forskningssjef bla. mht. ukentlig og månedlig statusrapportering på gruppenivå, oppfølging av timeføring, intern/ekstern fakturering og andre interne rutiner, ekstern kommunikasjon, organisering av møter/seminarer og mottak av besøkende.
• Administrativt ansvar sammen med prosjektleder og prosjekteier ved prosjektoppstart, ‑rapportering og -avslutning.
• Ansvar for oppfølging av prosjektøkonomi og -fakturering. Vi benytter Maconomy som regnskapssystem.
• Kommunikasjon med kunder og prosjektpartnere, og organisering av møter, seminarer og annet.
• Kjenne og anvende alle verktøy og krav i SINTEFs styringssystem knyttet til administrative rutiner og administrativ oppfølging, og hjelpe prosjektledere og prosesseier med at kravene blir oppfylt
• Delta proaktivt i utvikling og implementering av rutiner og systemer
• Ansvar for bestilling og funksjon av elektroniske verktøy som PC, videokonferanse, kopi/print, kontormøbler og -rekvisitter, m.m.
• Dokumenthåndtering og arkivering, registrering av publikasjoner fra gruppene og aktive bidrag til ekstern kommunikasjon av gruppenes kompetanse og resultater gjennom elektroniske kanaler
• Oppgaver som mottak av og tilrettelegging for nyansatte, jubileer og markeringer, generell administrativ støtte, samt andre forefallende oppgaver i det daglige

Så. Hvem tror vi passer i denne rollen?Du må kunne håndtere økonomien til prosjekter og grupper i avdelingen, gi administrativ lederstøtte både til Forskningsledere og Forskningssjef og om du i tillegg kan svare «ja» på flere av disse spørsmålene, er vi på god vei mot en match.

• Har du en bachelor eller master innen administrative/økonomiske fag eller tilsvarende kompetanse fra arbeidserfaring?
• Har du fullført høyere utdanning i løpet av de siste 3 årene?
• Har du gode kunnskaper innen standard dataverktøy (Office), Excel og kunnskaper innen elektroniske kommunikasjonsverktøy
• Kan du kommunisere tydelig med flere typer mennesker og personligheter?
• Synes du det er gøy å skape og forbedre systemer og rutiner?
• Trives du å jobbe med selvstendig?
• Kjenner du deg igjen i SINTEFs verdier: ærlighet, raushet, mot og samhold?
• Er du god i både norsk og engelsk – både skriftlig og muntlig?

Er du i tillegg systematisk, ryddig og proaktiv og har service høyt på lista di? Da er du kanskje som skapt for denne jobben.I tillegg til lønnen du fortjener, får du også så mye mer: Gode pensjonsordninger, forsikringer som får deg til å føle deg trygg, og gode velferdsordninger.Vi har et inkluderende og kunnskapsrikt og varmt arbeidsmiljø. Din stemme vil bli hørt, og kunnskapstørsten din vil bli dekket. Her lærer du noe nytt hver eneste dag.Hvem er vi?Avdeling for Bioteknologi og nanomedisin i SINTE Industri har 90 ansatte, som jobber bredt med anvendelse av bioteknologi innen en rekke områder.  Forskningsgruppen Industriell og Marin Bioteknologi (IMB) er en av fem forskningsgrupper. IMB utfører oppdragsforskning for norske og utenlandske industrikunder og er involvert i offentlig finansierte forskningsprosjekter (Norge, EU) innen bl.a. medisin og farmasøytika, og bioraffinering, hvor vi anvender vår kompetanse og teknologiplattformer innen bioteknologisk produksjon, analyse og biomasseprosessering. Gruppen består i dag av 18 personer, og vi jobber tett sammen med de øvrige fire forskningsgruppene i avdelingen samt andre grupper i SINTEF for å løse forskningsoppgaver innenfor våre fagfelt. Vi er samlokalisert med NTNU på Gløshaugen i Trondheim.Høres det spennende ut?Da er det ingen grunn til å gå glipp av denne muligheten!  Vi ser fram til å motta din søknad med kopi av vitnemål, attester og andre vedlegg som direkte understøtter kvalifikasjoner til stillingen.