Førstekonsulent arkiv

Om seksjonen

Stillingen er tilknyttet forsknings- og administrasjonsavdelingen (FA), seksjon for sikkerhet, informasjonsforvaltning og digitalisering (SID). Seksjonen har ansvar for arkivtjenesten i departementet, og er sentral i departementets informasjons- og dokumentasjonsforvaltning. I seksjonen ligger også ansvaret for departementets intranett og SharePoint-løsning, samt for en servicetorgfunksjon. Seksjonen har i dag 14 ansatte hvorav 4 jobber i arkivenheten.

Om stillingen

For å styrke bemanningen på daglig drift i arkivet har vi behov for en ny kollega i fast stilling. Vi ser etter deg som allerede har noe erfaring med daglig arkivdrift i statsforvaltningen. Du vil få jobbe med postmottak, journalføring, kvalitetskontroll, offentlig journal og håndtering av innsyn. I tillegg vil en av hovedoppgavene til stillingen være knyttet til brukerstøtte og opplæring.

Det kan også bli aktuelt å bidra i oppgaver knyttet til forvaltning og videreutvikling av arkivfunksjonen, samt system- og brukeradministrasjon for sak- og arkivsystemet.

Sentrale arbeidsoppgaver vil være

• postmottak og registrering av dokumenter både i ugradert og gradert arkiv
• journalføring i både ugradert og gradert arkiv
• opplæring, brukerstøtte og arkivfaglig veiledning/bistand til medarbeidere i departementet
• kvalitetskontroll og publisering på offentlig postjournal
• håndtering av innsyn/innsynsbehandling
• gjenfinne saker i eldre papirarkiver

Kvalifikasjoner

Vi søker deg som er serviceinnstilt og løsningsorientert. Du tar initiativ, har gjennomføringsevne og tar ansvar for resultater. Du er selvstendig, men har også gode samarbeidsevner og kan arbeide i team. Du må trives med å gi opplæring og brukerstøtte. Du har gode kommunikasjonsegenskaper og evner å sette seg inn brukerens sted. I tillegg må du kunne sette deg raskt inn i bruken av nye digitale verktøy.

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

For å være kvalifisert til stillingen er det nødvendig at du har:

• ferdigstilt videregående skole i kontorfag hvor arkivfag inngår
• 1-3 års arbeidserfaring fra daglig arkivdrift generelt, og fra elektronisk arkiv og bruk av WebSak spesielt
• erfaring fra arbeid i statsforvaltningen, gjerne departement
• generell god IT-kompetanse/forståelse og god kunnskap i bruk av digitale verktøy
• erfaring med opplæring, brukerstøtte og veiledning av interne brukere
• svært gode skriftlige og muntlige fremstillingsevner på norsk

Det er i tillegg ønskelig at du har:

• kjennskap til andre Noark sak- og arkivsystemer
• innsikt i relevant regelverk knyttet til informasjons- og dokumentasjonsforvaltning
• gode skriftlige og muntlige fremstillingsevner på engelsk

Sikkerhetsklarering: Tilsetting skjer under forutsetning at søker blir sikkerhetsklarert på nivå HEMMELIG iht. sikkerhetsloven, og kan autoriseres for tilsvarende nivå.

Vi tilbyr

• Varierte og utfordrende arbeidsoppgaver i et sterkt faglig miljø
• Et sosialt arbeidsmiljø
• Gode muligheter for faglig utvikling
• Fleksibel arbeidstid med mulighet for trening i arbeidstiden
• Pensjons- og forsikringsordning i Statens pensjonskasse

Stillingen lønnes som stillingskode førstekonsulent med lønnsspenn kr 560 000 – 585 000 per år. Lønnsinnplassering avhenger av erfaring og kvalifikasjoner. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse.

Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse.

Slik søker du

Søknad sendes elektronisk via linken "Søk stillingen" øverst på denne siden.

Utdannelse og erfaring må dokumenteres med CV, vitnemål, karakterer og attester som legges ved søknaden din. Søknaden må skrives på norsk og bør inneholde kortfattet beskrivelse av arbeidserfaring (ansvar og oppgaver) og resultater du mener er relevante for stillingen.

Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold, og vi oppfordrer alle kvalifiserte til å søke uansett alder, kjønn, funksjonsevne, etnisk bakgrunn, legning eller hull i CV. Arbeidsforholdene vil bli lagt til rette for medarbeidere med nedsatt funksjonsevne.

Blant søkere som informerer om at de har nedsatt funksjonsevne, hull i CV eller innvandrerbakgrunn vil minst en fra hver gruppe bli invitert til intervju dersom de er kvalifisert. Opplysninger om nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan bli brukt til registreringsformål. Som IA-virksomhet vil vi tilrettelegge arbeidsforholdene for personer med nedsatt funksjonsevne.

Om du ønsker å reservere deg fra offentlig søkerliste må dette begrunnes. I samsvar med offentlighetsloven § 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, vil du bli varslet om dette før offentlig søkeliste utformes.

For nærmere opplysninger om stillingen kontakt:

Konstituert avdelingsdirektør Hilde Marie Høberg, tlf: 22 24 92 18