Kontorsjef ved Institutt for lærerutdanning

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Om stillingen

Vil du være med og lede et dynamisk institutt, som leverer forskning og utdanning på høyt internasjonalt nivå? Hos oss på Institutt for lærerutdanning (ILU) finner du Norges største fagmiljø innen lærerutdanning og utdanningsforskning for det 13-årige skoleløpet. Instituttet er organisert i åtte fagseksjoner og to nasjonale sentere, i tillegg til administrasjonen. Vi tilbyr et fullverdig lærerutdanningstilbud for grunnskolen og videregående opplæring, en bred etter- og videreutdanningsportefølje for lærere og skoleledere, samt bachelor- og mastertilbud innenfor fagområdet arkiv- og samlingsforvaltning. Flere av utdanningene gis i samarbeid med andre deler av NTNU. Med om lag 4 400 studenter og rundt 500 engasjerte medarbeidere er ILU den enheten med størst utdanningsaktivitet på NTNU. Vi ser etter deg som vil bidra til å utvikle instituttet videre inn i fremtiden.

Du blir bindeleddet mellom administrasjonen, instituttledelsen og fakultetet, og en viktig bidragsyter i arbeidet med å utvikle virksomheten videre. Du får en aktiv og variert rolle med ansvar for å skape et produktivt og godt arbeidsmiljø med vekt på trivsel og vekst for våre medarbeidere. 

Som kontorsjef leder du ILUs administrasjon og inngår i instituttets ledergruppe. Du rapporterer direkte til instituttleder og har en viktig rolle som lederstøtte. Administrasjonen er delt inn i fire faggrupper med to faggruppeledere, og teller totalt 45 ansatte. Du vil jobbe tett med faggruppelederne for å lede og koordinere administrasjonens arbeid. Du får ansvar for å lede og koordinere alle administrative prosesser ved instituttet, og deltar i nettverk med andre administrative ledere ved fakultetet og på tvers av hele NTNU.

Som kontorsjef har du god oversikt over virksomheten til instituttet og fakultetet. Du er en viktig bidragsyter i arbeidet med å utvikle og gjennomføre enhetens strategiske mål, med tydelig fokus på å oppfylle våre samfunnsoppdrag innenfor forskning og utdanning sammen med våre samarbeidspartnere. Du ser på samarbeid mellom instituttets forsknings- og utdanningsaktivitet, og våre to nasjonale kompetansesentre som viktig og verdifullt. 

Arbeidssted er for tiden Kalvskinnet i Trondheim. 

Din nærmeste leder er instituttleder.

Arbeidsoppgaver

• Lede og videreutvikle administrasjonen ved instituttet 
• Personalledelse for de administrative lederne ved instituttet
• Ansvar for å utarbeide grunnlag for avgjørelser for ledelse, råd og utvalg 
• Ansvar for å iverksette avgjørelser tatt av instituttledelsen 
• Være pådriver i arbeidet med økonomi, årsplan, budsjett og oppfølging av disse oppgavene 
• Utvikle gode og effektive teknisk-administrative støttefunksjoner og rutiner i samarbeid med instituttets ledere
• Rapportere på virksomhetsområdene forskning og utdanning
• Representere instituttet i ulike fora og nettverk, og delta i prosjektarbeider utenfor instituttet
• Samarbeide med fakultetet om bruk av fellesressurser, faglig- og organisatorisk utvikling
• Ivareta og videreutvikle det gode arbeidsmiljøet vårt, og bidra til faglig utvikling 

Det må påregnes endringer i arbeidsoppgaver

Kvalifikasjonskrav

• Høyere utdannelse på universitets- eller høgskolenivå på minimum bachelornivå
• Manglende formell kompetanse kan kompenseres ved lang og direkte relevant erfaring, gjerne kombinert med relevant etter- og videreutdanning
• Erfaring med strategisk økonomi- og virksomhetsstyring
• Erfaring med personalledelse og HR
• God muntlig og skriftlig framstillingsevne på norsk og engelsk

Ønskede kvalifikasjoner 

Det vil være en fordel om du i tillegg har noe av dette

• Relevant utdannelse på masternivå
• Erfaring fra universitets- og høyskolesektoren
• Relevant praksis fra administrativt arbeid som saksbehandling og utredninger
• Erfaring med lederstøtte 
• Erfaring med endringsprosesser
• Kjennskap til offentlig forvaltning og regelverk 
• God IT kompetanse
• Erfaring fra eller god kunnskap om skoleverket

Personlige egenskaper 

I stillingen som kontorsjef hos oss ser vi etter deg som er

• Trygg, inkluderende og tydelig i kommunikasjonen din
• God på å skape positivt engasjement og motiverer til samarbeid
• Selvstendig i arbeidet ditt, god på å prioritere, koordinere og delegere
• Fleksibel, løsningsorientert og som håndterer høyt arbeidspress i perioder

Ved vurdering av den best kvalifiserte kandidaten, legger vi vekt på utdannelse, erfaring og personlige egenskaper, samt din motivasjon for stillingen.  

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Leder- og kompetanseutvikling
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stilling som kontorsjef, kode 1054 vil du normalt lønnes fra brutto kr 850.000 pr år avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovbestemt innskudd til Statens pensjonskasse.  

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet. 

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden bare blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved utløpet av søknadsfristen. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan ferdighetene og erfaringene dine oppfyller kriteriene som er beskreven over. 

Søknaden må inneholde: 

• CV, attester og vitnemål 
• Navn og kontaktinformasjon til tre relevante referanser 

Dersom hele eller deler av utdannelsen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele utdannelsesløpet ditt, både bachelor- og master-utdannelse, i tillegg til annen høyere utdannelse. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse(tidligereNOKUT), er det fint om du legger ved denne også. 

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre avgjørelsesprosesser, økt medarbeidertilfredshet og konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre samfunnsoppdraget vårt innen forskning og utdannelse.

NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringene som blir vedtatt. 

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og boligkommune blir utarbeidet etter utløpet av søknadsfristen. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette grunngis. Vurdering vil bli gjort i samsvar med gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke blir tatt til følge. 

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med instituttleder Ingfrid Thowsen, ingfrid.thowsen@ntnu.no, tlf. 907 79 397. Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR-rådgiver Terese Brå, e-post: terese.bra@ntnu.no

Synes du dette ser interessant ut, og er i samsvar med kvalifikasjonene dine, sender du oss søknaden din elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne skaffe bekreftede kopier av dokumentasjonen din. 

 Søknadsfrist: 05.11.2024