Førstekonsulent innen forskningsadministrasjon

Om stillingen

Vi har for tiden et ledig vikariat som førstekonsulent ved innen
forskningsadministrasjon. Stillingen er delt mellom Senter for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN) 60 % stilling og Institutt for teknologisystemer (ITS) 40 % stilling.

Varighet på vikariatet er 6 måneder med mulighet for forlengelse. Ved forlengelse kan det bli endringer i arbeidssted og deling mellom enhetene.

Oppstart er ønskelig så snart som mulig.

Arbeidssted vil være delt mellom Blindern, Oslo og Kjeller, Lillestrøm.

Stillingen er underlagt SMN, og administrativ leder ved SMN vil ha personalansvar for deg. I ditt daglige virke vil du måtte holde både administrativ leder ved SMN, og administrasjonssjef ved ITS løpende oppdatert på relevant aktivitet.

Ved ITS er stillingen er tilknyttet instituttets administrasjon, som har totalt åtte stillinger innenfor områdene studieadministrasjon, PhD-utdanning, kommunikasjon, IT og forskningsadministrasjon. Administrasjonen ledes av en administrasjonssjef.

Som førstekonsulent innen forskningsadministrasjon ved SMN og ITS vil du bidra til at våre forskningsmiljøer videreutvikler sin posisjon som internasjonalt anerkjente miljøer på høyt faglig nivå ved å administrere gjennomføringen av prosjekter og å tilrettelegge for ansatte. Du vil jobbe i et spennende og internasjonalt miljø og være forskernes kontaktperson. For å lykkes i rollen bør du trives i møte med mange mennesker og en variert arbeidsdag med mange ulike parallelle oppgaver.

Arbeidsoppgaver

• Være de vitenskapelige ansattes primære kontaktpunkt ved institutt og senter for forskningsadministrative spørsmål
• Ansvar for administrativ oppfølgning av forskningsprosjekter i alle faser og leiesteder
• Bistå administrativt i gjennomføringen av eksternt finansierte prosjekter. Det innebærer årlige rapporteringer, økonomisk oppfølging, kontakt med samarbeidspartnere, bistand ved tilsettinger, sluttrapportering og arkivering. Du skal ha oversikt over eksternfinansiert virksomhet ved enhetene og holde ledelsen orientert om pågående aktivitet
• Bistå ved søknad om nye prosjekter (EU, NFR og andre) herunder budsjettering i henhold til gjeldende rutiner ved enheten
• Bistå med samarbeidsavtaler med partnere
• Jobbe i samarbeid med relevante enheter ved fakultetet og UiO, som økonomiavdelingen, HR-avdelingen og EU-teamet
• Ved ITS vil kandidaten ha ansvar for innkjøp knyttet til forskningsaktivitet
• Ved SMN vil kandidaten ha ansvar for å tilrettelegge ved oppstart av nye medarbeidere, herunder ansvar for å informere om relevante administrative rutine

Andre oppgaver kan bli lagt til rollen etter behov og kompetanse.

Til daglig vil du ha delt arbeidssted mellom Blindern, Oslo og Kjeller, Lillestrøm. Det forventes fysisk tilstedeværelse begge steder. Dette vil si at du sitter to dager i uken på Kjeller og tre dager i uken på Blindern.

Kvalifikasjonskrav

Krav:

• Relevant utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskravet.
• Svært gode kommunikasjonsevner muntlig og skriftlig både på norsk og engelsk 
• Erfaring fra tilsvarende type arbeid
• Erfaring med IT som arbeidsverktøy
• God økonomiforståelse
   

Ønskelig kompetanse/erfaring:

• Kandidater med arbeidserfaring innen forskningsadministrasjon inkl. prosjektbudsjettering og økonomisk rapportering vil bli prioritert
• Erfaring fra datasystemer som Ephorte/Elements, Unit4, BookitLab,  Microsoft Access og Tableau

Det legges avgjørende vekt på personlig egnethet for stillingen

Personlige egenskaper

• Det stilles høye krav til struktur, orden og nøyaktighet
• Du må ha evne til å håndtere store mengder informasjon og å prioritere arbeidsoppgaver og mestre stressende situasjoner
• Det stilles høye krav til fleksibilitet, serviceinnstilling og evne til å ta initiativ og være løsningsorientert
• Du må ha evne til å jobbe både selvstendig og i team
• Du må trives med rutineoppgaver

Vi tilbyr

• Lønn som førstekonsulent kode 1408 fastsettes etter individuell vurdering innenfor et spenn mellom kr 495 200 - 575 400, avhengig av ansiennitet og kompetanse
• Hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• God pensjonsordning og gunstige lån i Statens Pensjonskasse
• Fleksibel arbeidstid og gode velferdsordninger
• Trening i arbeidstiden

Søknad skal inneholde

• Søknadsbrev
• CV
• Vitnemål
• Attester
• Navn og kontaktinformasjon på 2 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)

Søknad med vedlegg må sendes inn via vårt elektroniske rekrutteringssystem, vennligst klikk på «send søknad».

Andre opplysninger

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

I henhold til offentlighetsloven § 25, 2. ledd kan opplysninger om søkeren bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten. 

Inkludering og mangfold er en styrke. UiO har et personalpolitisk mål om å oppnå en balansert kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn.

Videre ønsker vi medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det.

Dersom det er kvalifiserte søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, skal vi innkalle minst én søker i hver av disse gruppene til intervju.

Kontaktpersoner

Administrativ leder (kontorsjef) Kristin Hubred Nygård, telefon: 22 85 28 79 / 476 43 854, eller e-post: k.h.nygard@smn.uio.no

Administrasjonssjef Marit Tronstad, telefon: 22 84 22 15/ 482 95 818, eller e-post: marit.tronstad@its.uio.no

For spørsmål knyttet til rekrutteringssystemet, vennligst kontakt HR rådgiver Olga Holmlund, e-post: olga.holmlund@mn.uio.no