Kontorsjef

Om stillingen

Institutt for informatikk søker etter en dyktig og engasjert kontorsjef, for tiltredelse våren 2025. 

Er du ansvarsbevisst og systematisk? Er du omgjengelig og liker å være i kontakt med mange ulike mennesker? Liker du en innholdsrik og variert arbeidshverdag? Vil du være en del av et lederteam? Da kan dette være jobben for deg!

Institutt for informatikk (IFI) sine primære oppgaver er forskning, undervisning, formidling og innovasjon. Vi tilbyr næringslivsrelevant utdanning på bachelor-, master- og ph.d.-nivå og har 450 programstudenter. Instituttet startet i 2023 informatikkutdanninger også i Bodø og på Helgeland og vi har en voksende aktivitet innen etter- og videreutdanning. I tillegg til utdanningene i informatikk, samarbeider vi med andre fagmiljø om teknologiske studier i Kunstig Intelligens og Medisinsk informatikk. Vi er opptatt av utdanningskvalitet, et godt læringsmiljø, mangfold og bærekraft i faget. Samt formidling av informatikk til anvendelse i andre fag; vi tilbyr informatikkemner i andre studieprogram. 

Instituttets omfang av forskningsprosjekter er økende og en stor andel av forskningen er tverrfaglig i samarbeid med forskere fra blant annet helsefag, juss, idrett og andre realfag.

Instituttet er organisert i 7 forskningsgrupper samt administrativ og teknisk stab, og har 80 ansatte der halvparten har internasjonal bakgrunn fra 17 ulike land.

IFI har ansatte i Tromsø, Bodø og Mo i Rana. Kontorsjefens arbeidssted er ved UiT i Tromsø.

Arbeidsoppgaver

UiT Norges arktiske universitet har enhetlig ledelse på fakultets- og instituttnivå.

Kontorsjefen er instituttlederens nærmeste medarbeider og skal, etter delegasjon fra instituttleder, utføre oppgaver knyttet til den daglige drift og ledelse av den administrative virksomheten. Dette omfatter helhetlig økonomiansvar for instituttets virksomhet inkludert utarbeidelse av budsjett, årsplaner og rapportering; personalforvaltning med rekruttering, onboarding og oppfølging av instituttets mangfold av ansatte; studie- og forskningsadministrasjon; rekrutterings- og informasjonsarbeid utad; saksforberedelse for instituttleder og instituttets lederteam. Stillingen har medansvar for HMS- arbeidet ved instituttet.

Kontorsjefen er en del av instituttets lederteam og har personalansvar for administrative stillinger ved instituttet. Instituttleder er nærmeste overordnede.

Stillingen innbyr til interessante og utviklende arbeidsoppgaver i skjæringspunktet mellom fagutvikling, administrasjon og ledelse. Instituttet samarbeider bredt internasjonalt med fagmiljø i Europa, USA og resten av verden gjennom prosjektsamarbeid, studentutveksling, forskningsopphold osv. Kontorsjef bidrar til å legge til rette for slikt samarbeid.

Institutt for informatikk er medlem i Informatics Europe, et nettverk for ledelse ved informatikkmiljø (akademia/forskning) i Europa. Kontorsjefen inngår i dette nettverket sammen med instituttleder og øvrig ledelse ved instituttet.

UiT er med i EUGLOH, en europeisk universitetsallianse. Gjennom denne alliansen har IFI etablert flere konkrete samarbeid og har som ambisjon å videreutvikle samarbeid rundt forskning, innovasjon og undervisning i denne alliansen videre. Kontorsjefen er en aktiv deltaker i denne alliansen og bidrar til å legge til rette for slike samarbeid.

Innholdet i stillingen vil over tid kunne endres som følge av interne organisasjonsendringer, eller andre pålagte endringer.

Kvalifikasjoner

Det kreves høyere utdanning på mastergradsnivå. Annen utdanning på lavere grads nivå kan sammen med relevant erfaring, kompensere for utdanningskravet.

Du må ha god økonomisk innsikt og forståelse, samt administrativ praksis og kompetanse innen ett eller flere av feltene i stillingen. Du må ha god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.

Det er en fordel med ledererfaring innen administrative områder, samt inngående kjennskap til og arbeidserfaring fra universitets- og høgskolesektoren. Om du har erfaring fra forsknings- og prosjektadministrasjon er det positivt.

Vi vektlegger personlig egnethet og motivasjon for stillingen. Særlig gjelder dette selvstendighet, initiativ og gjennomføringsevne, samt at du dokumenterer dine egenskaper for samarbeid, kommunikasjon og evne til å engasjere medarbeidere og bidra til et godt arbeidsmiljø. Du må også like å jobbe med mange oppgaver parallelt og evne å prioritere, koordinere og delegere. Du er god på struktur og i utvikling av rutiner for teamet.

Aktuelle søkere vil bli innkalt til intervju.

Vi tilbyr

• Hyggelig og stimulerende arbeidsmiljø
• Planmessig karriereutvikling
• Gode pensjons-, forsikrings-, og låneordninger i Statens pensjonskasse
• Gode velferdsordninger
• Trening i arbeidstiden

Stilling som kontorsjef lønnes etter statens regulativ kode 1054. Fra bruttolønn trekkes det 2 % pliktig innskudd til Statens pensjonskasse.

Du vil bli medlem i Statens pensjonskasse, som gir deg mange goder i tillegg til livsvarig alderspensjon og AFP. Les mer om ansattgodene dine på: spk.no.

Søknaden

Søknad sendes elektronisk på søknadsskjema på denne siden og skal inneholde:

• Søknadsbrev
• Elektronisk utfylt CV (fullstendig oversikt over utdanning og praksis)
• Vitnemål og karakterutskrifter for alle grader
• Attester
• 2-3 referanser med kontaktinformasjon

All dokumentasjon som skal vurderes må være på et skandinavisk språk eller engelsk.

Inkluderende arbeidsliv og mangfold

UiT Norges arktiske universitet har et personalpolitisk mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanse. Vi mener at inkludering og mangfold er en styrke og ønsker
oss medarbeidere med ulik kompetanse, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver.

Har du funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn, oppfordrer vi deg som søker til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Er det kvalifiserte søkere, kaller vi inn minst én i hver gruppe til intervju, og får du jobben, legger vi til rette for deg om du trenger det. Utenom å velge ut riktige kandidater bruker vi ikke avkrysningene til noe annet enn anonymisert statistikk. Les mer i Arbeidsgiverportalen.

Generelt

Ansettelsen skjer i henhold til regler og vilkår som til enhver tid gjelder for statsansatte og retningslinjer ved UiT. På våre nettsider finner du mer informasjon til søkere på stillinger ved UiT.

Ved UiT legger vi vekt på mangfold, og oppfordrer derfor kvalifiserte søkere til å søke uten hensyn til alder, kjønn, funksjonsevne, nasjonal eller etnisk bakgrunn og  personer som har stått utenfor arbeid og utdanning i en lengre periode (hull i CV en).  

UiT legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene for ansatte med redusert funksjonsevne. Forespørsler om hvordan arbeidsmiljøet er tilrettelagt, helsetjeneste, muligheter for fleksitid, deltid o.l. kan rettes til kontaktperson for stillingen.

Personopplysninger som oppgis behandles i henhold til lov om behandling av personopplysninger. Søkere kan be om ikke å bli oppført på den offentlige søkerlista, men universitetet kan likevel beslutte at navnet på søkeren skal offentliggjøres. Søkeren vil da bli varslet i forkant av offentliggjøring.