Administrativ koordinator

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

. Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0
Om stillingen

Administrativ koordinator er sentral i den daglige driften av fagseksjonen. Fagseksjonen er et relativt lite miljø, og du får store påvirkningsmuligheter for det daglige arbeidet. Du vil jobber tett med vitenskapelige ansatte og inngår i administrasjonsteamet sammen med studieveileder og fagseksjonsleder. Administrativ koordinator representerer fagseksjonen i administrative utvalg på fakultetet og på Campus Gjøvik. Du vil jobbe med både saksbehandling, administrativ støtte i prosjekter og utfylle studieveileder ved behov. Stillingen gir rom for utviklingsmuligheter.

Din nærmeste leder er fagseksjonsleder.  

Arbeidsoppgaver

• ha ansvar for administrative oppgaver knyttet til blant annet HR, økonomi, arealforvaltning, studieprogram, studiesaker, forskning og kommunikasjon 
• ha ansvar og være pådriver for videreutvikling av gode og effektive administrative
• støttefunksjoner, årsplaner og prosesser. Dette inkluderer rekruttering og oppfølging av administrative studentassistenter 
• følge utviklingen av fagseksjonens totale virksomhet og ha ansvar for å iverksette beslutninger sammen med øvrig fagseksjonsledelse
• rapportere på fagseksjonens virksomhetsområder, inklusiv økonomi og strategi  
• gjennomføre oppgaver knyttet til saksbehandlings- og utredningsarbeid
• ivareta og videreutvikle vårt gode arbeidsmiljø 
• representere fagseksjonen i ulike administrative fora og nettverk

Kvalifikasjonskrav

• Det kreves høyere utdanning (minimum bachelornivå) innen relevante fagområder. 
• Dokumentert evne til selvstendig og resultatorientert arbeid. 
• Grunnleggende IT-ferdigheter, særlig innen datahåndtering.
• Erfaring med administrative tjenester og støttesystemer. 
• God skriftlig og muntlig framstillingsevne på norsk og engelsk.

Ønskede kvalifikasjoner 

• Kjennskap til universitetssektorens administrative støttesystemer, som Elements, MS Office, Unit4 og DFØ (SAP)  
• Kjennskap til fagseksjonens fagområder og utdanninger innen økonomi, ledelse, logistikk og innovasjon.
• Kjennskap til offentlig forvaltning og regelverk innen universitets- og høyskolesektoren

Personlige egenskaper 

Vi søker en søker en trygg og selvstendig administrativ koordinator. Du er ryddig, strukturert og effektiv, har gode samarbeidsevner og ønsker å få ting gjort. Du er engasjert i dine oppgaver og tar initiativ. Du må i perioder kunne takle høyt arbeidspress, være fleksibel og løsningsorientert. 

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen som administrativ koordinator (stillingskode seniorkonsulent, kode 1363) vil du normalt lønnes fra brutto kr 540 000 – 650 000 pr. år avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse. 

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Stillingen forutsetter Gjøvik som arbeidssted.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev som forteller om din motivasjon for stillingen.
• CV, attester og vitnemål
• Navn og adresse til to relevante referanser

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med leder av fagseksjonen Eirik Hamre Korsen, e-post eirik.korsen@ntnu.no / mobil 95232920.  Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR-konsulent Oddny Pauline Lyngvær, e-post: oddny.lyngvar@ntnu.no.

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 02.04.2025