Skolesekretær/ konsulent

Skolesekretær/konsulent
Greveskogen videregående skole, Vestfold fylkeskommune

Har du hjerte for mennesker - og orden i papirene?

Vi leter etter deg som kan møte både elever og lærere med et smil, og som liker å være den trygge personen som alltid vet hvor ting er - og hva som skal til for at dagen skal gå opp.

Som skolesekretær/konsulent hos oss blir du en uunnværlig del av skolen. Du holder oversikten når det koker og gir støtte når det trengs, og sørger for at alt det viktige "bak kulissene" fungerer. 

Her får du en meningsfull jobb i et miljø med, liv, latter og læring. En arbeidsplass du virkelig blir sett og satt pris på.

Arbeidsoppgaver: 

• Betjene ekspedisjon og sentralbord, besvare telefon og skolens postmottak
• Ansvarlig for bestilling og innkjøp
• Ansvarlig for skoleskyssordning og spesialskyss for ordinære elever
• Fraværsregistrering i klassene ved sykdom
• Håndtere lånekassesøknader i samarbeid med elever
• Vikarhåndtering
• Administrering av prøvevakter
• Ansvar for oppdatering hjemmesiden, intranett og infoskjermer
• Oppgaver knyttet til vitnemål og karakterutskrifter
• Koordineringsansvar og kontaktperson i forhold til PPU studenter
• Enkel saksbehandling og fordeling av innkomne dokumenter i P360
• Annet forefallende arbeid

Kvalifikasjoner

Utdanning/kompetanse: 

• Fagbrev i kontor og administrasjon eller erfaring fra lignende stilling innen kontor/administrasjon
• Kjennskap til skoleadministrative systemer er ønskelig
• Meget gode digitale ferdigheter
• Gode norskkunnskaper er en forutsetning, både skriftlig og muntlig
• Kunne kommunisere på engelsk både skriftlig og muntlig
• Kjennskap til skolelivet vil være en fordel

Personlige egenskaper

• Serviceorientert og gode samarbeidsevner
• Stor arbeidskapasitet
• Punktlig og pålitelig
• Fleksibel og ha evne til å prioritere arbeidsoppgaver i hektiske perioder
• God systemforståelse

Personlig egnethet vektlegges.

Fylkeskommunen skal være en omstillingsdyktig organisasjon, og arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted og arbeidsoppgaver kan endres ved behov.

 Vi tilbyr

• Spennende og varierende arbeidsoppgaver i en hektisk hverdag
• Profesjonelt og støttende arbeidsmiljø
• God offentlig pensjonsordning

Tilsetting og prøvetid
Tilsetting skjer på grunnlag av de til enhver tid gjeldende lover, tariffavtaler og reglement. Som hovedregel praktiserer vi 6 måneders prøvetid fra tiltredelsesdato.

Søke stilling
Du søker via vårt elektroniske søknadsskjema via "søk på stilling" knappen på denne siden. Vitnemål og attester tar du med til et eventuelt intervju. Ved søknadsfristens utløp blir det utarbeidet en offentlig søkerliste. Søkere som har bedt om unntak fra offentlighet, vil bli varslet dersom dette ønsket ikke kan imøtekommes jf Offentleglova § 25. Fylkeskommunen er opptatt av at arbeidsstyrken i størst mulig grad skal gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Vi oppfordrer derfor alle som er kvalifisert til å søke uansett alder, kjønn, eventuell funksjonshemming, seksuell orientering, nasjonal eller etnisk bakgrunn.