Administrativ leder/kontorsjef

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Om stillingen

Institutt for musikk søker ny administrativ leder som kan være med og lede den videre utviklingen av instituttet sammen med instituttleder. Administrativ leder (kontorsjef) er øverste leder for den samlede administrative virksomheten og er en viktig rådgiver og lederstøtte for instituttleder.

Vi ser etter en leder som har relevant administrativ bakgrunn, fortrinnsvis fra universitets-, høyskole- eller forskningssektoren. Du har svært god forståelse for organisasjoner og din rolle i dem og ser viktigheten av å skape en inkluderende kultur som fremmer deling, samarbeid og samhandling. 

Som administrativ leder vil du arbeide både strategisk og operativt, og du må ha et godt blikk for helheten i virksomheten. Du er en god planlegger, tenker langsiktig og har kapasitet til å følge opp flere og krevende saker og prosesser samtidig.

Som person er du initiativrik, strukturert og samarbeidsorientert. Du kommuniserer godt og evner å skape tillit i møte med ansatte, studenter og eksterne samarbeidspartnere. Du har en motiverende og inkluderende lederstil, med engasjement for fagfeltet musikk i universitetssektoren.

Stillingen innebærer personalansvar for de teknisk-administrativt ansatte ved instituttet, p.t. 13 personer. Du rapporterer til instituttleder og vil være en del av instituttets ledergruppe.

Din nærmeste leder er instituttleder.

Arbeidsoppgaver

• Lede, koordinere og følge opp den administrative virksomheten ved instituttet.
• Følge opp budsjett og regnskap, kvalitetssikre grunnlags- og styringsdata, kontrollere tildelinger og inntektsfordelingsmodell. 
• Fungere som rådgiver for instituttleder om strategiske spørsmål, organisatoriske spørsmål og utvikling av instituttet
• Ledelse av instituttets HMS-arbeid på delegasjon fra instituttleder
• Ivareta og utvikle organisasjon og arbeidsmiljø
• Følge utviklingen av instituttets totale virksomhet, ha ansvar for å iverksette og følge opp beslutninger sammen med øvrig instituttledelse

Kvalifikasjonskrav

• Relevant høyere utdanning på mastergradsnivå. Særskilt relevant erfaring kan kompensere for utdanningskravet
• Ledererfaring og dokumenterbar erfaring med personalledelse
• God innsikt i og erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring samt utøvelse av administrativ ledelse, herunder arbeid med strukturer, systemer og rutiner
• Erfaring med strategiarbeid og iverksetting av tiltak
• Erfaring med å yte lederstøtte
• Evne til å videreutvikle positiv organisasjonskultur
• God administrativ IKT-kompetanse
• God muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelssk

Ønskede kvalifikasjoner 

• Ledererfaring fra en kunnskapsorganisasjon eller annen større organisasjon
• Erfaring med å planlegge og koordinere endringsprosesser og organisasjonsutvikling
• Erfaring med saksbehandling og utredning fra offentlig sektor
• Erfaring med prosesser som krever bred medvirkning

Personlige egenskaper 

Vi søker en trygg og motivert kontorsjef med gode samarbeidsevner og blikk for hva som er god lederstøtte. Kontorsjefen må ha evne til å motivere andre og skape engasjement, evne til å takle høyt arbeidstempo og sammensatte oppgaver på en fleksibel og løsningsorientert måte. Det er behov for å være selvstendig og ta initiativ til å finne løsninger.

Vi ser spesielt etter disse egenskapene:

• Motiverende og relasjonsorientert lederstil som skaper et godt og inkluderende arbeidsmiljø
• Tydelig og trygg i møte med kollegaer, studenter og samarbeidspartnere
• Tydelig og konstruktiv kommunikasjonsstil
• God helhetsforståelse med evne til å forutse utfordringer og identifisere gode løsninger
• God virksomhetsforståelse og evne til å sette strategisk retning, prioritere og ta beslutninger
• Prioriterings-, beslutnings-, og gjennomføringsevne

Ved vurdering av den best kvalifiserte, legger vi vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt din motivasjon for stillingen.

Vi tilbyr 

• Varierte og utviklende arbeidsoppgaver i et spennende utdanningsmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du normalt lønnes fra brutto kr 708 000,- til kr. 870 900,- pr. år avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.

Søknaden må inneholde:

• CV, attester og vitnemål
• navn og adresse til tre relevante referanser

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra HK-dir, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

Inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. 
NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn. 

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Instituttleder Nora B. Kulset, e-post nora.kulset@ntnu.no.  Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR-rådgiver Hege Kissten, e-post: hege.kissten@ntnu.no. 

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon 

 Søknadsfrist: 26.01.2025