Admin & Document Coordinator

Vi søker en strukturert person som tar ansvaret for å bygge opp selskapets dokumentstyringssystem og bidrar til å forbedre informasjonshåndteringen for hele Andøya Spaceport. Du trives med både å sette ting i system, men også følge opp at systemet vedlikeholdes og etterfølges. Du ser digitale verktøy som en sjanse for a effektivisere prosesser. Du har hovedansvaret for arkivet i selskapet, i tillegg til administrative bestillinger. Du vil også støtte teamet i nødvendige oppgaver både på kontoret og under operasjoner.
 
Stillingen er nyopprettet, og det kan bli aktuelt å justere både art og omfang av arbeidsoppgaver for å sikre en god arbeidsfordeling innad i administrasjonen. Dette vil stillingsinnehaveren få mulighet til å påvirke.

Arbeidsoppgaver

• Ansvar for selskapets dokumentstyringssystem
  
• Ansvar for arkivet.
  
• Ansvar for onboarding program for nytilsatte i Andøya Spaceport
  
• Ansvar for diverse administrative innkjøp
  
• Annet administrativt arbeid.

Kvalifikasjoner

• Relevant utdanning innen dokumenthåndtering, administrasjon, informasjonsteknologi eller tilsvarende.
  
• Erfaring med dokumenthåndteringssystemer (DMS) som SharePoint, M-Files, eller andre lignende verktøy.
  
• Erfaring fra prosjektledelse eller arbeid med dokumentasjon i komplekse prosjekter er en fordel.
  
• God forståelse av informasjonssikkerhet og personvern (f.eks. GDPR).
  
• Gode norsk og engelsk-kunnskaper, skriftlig og muntlig

Personlige egenskaper

• Proaktiv og løsningsorientert, med evne til å drive prosesser framover.
  
• Gode samarbeidsevner og komfortabel med å jobbe på tvers av team og avdelinger, men trives også med å jobbe selvstendig.
  
• Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og prioritere effektivt.
  
• Strukturert tilnærming og særdeles god med digitale verktøy
  
• Høy integritet og forståelse for sensitivitet i håndtering av dokumentasjon
  
• Takle til tider høyt arbeidstempo
  
  Kandidaten må kunne oppnå sikkerhetsklarering iht. norsk lov

 

Vi tilbyr

Hos Andøya Space vil du finne et spennende og ikke minst internasjonalt arbeidsmiljø som vil bidra til din videre utvikling. Vi kan tilby lønn etter avtale, gode pensjons- og forsikringsordninger, samt fleksible arbeidstids ordninger. 

Kontaktinformasjon

Daniel Mandal, Compliance Manager, +47 92236142, daniel.mandal@andoyaspace.no

Eirik Folkestad, Finance Director, +47 91776827, eirik.folkestad@andoyaspace.no

Arbeidssted

Bleiksveien 46 og/eller Nordmela

8480 ANDENES

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Andøya Space


Referansenr.: 4896567739

Stillingsprosent: 100%

Fast

Søknadsfrist: 09.01.2025